Wat is een apostille stempel? Betekenis, uiterlijk en aanvragen

€ 5,- korting?

Kortingscode: KORTING

beëdigde vertalingen

Bestel nu

Een apostille stempel: wat is dat precies?

Je hebt een geboorteakte, diploma of VOG nodig voor het buitenland. De ontvangende instantie vraagt om een apostille, en jij vraagt je af: wat is dat eigenlijk? Een apostille stempel is een officieel stempel of sticker die de rechtbank op een Nederlands document plaatst. Daarmee bevestigt de rechtbank dat de handtekening en het zegel op dat document echt zijn. Het buitenland hoeft vervolgens niet meer te twijfelen aan de echtheid van je papieren.

De apostille is gebaseerd op het Apostilleverdrag van Den Haag uit 1961 (officieel: het Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie). Meer dan 120 landen zijn aangesloten bij dit verdrag, waardoor een apostille stempel in al die landen wordt geaccepteerd zonder verdere legalisatie.

Hoe ziet een apostille stempel eruit?

Een apostille is een vierkant veld van minimaal 9 bij 9 centimeter. In Nederland wordt het meestal als sticker op het document geplakt, maar in sommige landen is het een losse pagina die aan het document wordt gehecht. De apostille bevat altijd dezelfde tien velden, vastgelegd in het Apostilleverdrag:

• Het land van herkomst (bijvoorbeeld “The Netherlands”)
• De naam van de persoon die het document heeft ondertekend
• De hoedanigheid van de ondertekenaar
• Het zegel of stempel op het originele document
• De plaats en datum van afgifte
• De instantie die de apostille heeft afgegeven (in Nederland: de rechtbank)
• Het certificaatnummer
• Het stempel of zegel van de afgevende instantie
• De handtekening van de bevoegde ambtenaar

Het opschrift is altijd in het Frans: “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)”. Dat is zo afgesproken in het verdrag, ongeacht het land dat de apostille afgeeft.

Wanneer heb je een apostille stempel nodig?

Een apostille is nodig wanneer je een officieel Nederlands document wilt gebruiken in een land dat is aangesloten bij het Apostilleverdrag. Denk aan situaties als:

• Emigreren en je geboorteakte of huwelijksakte meenemen
• Een visum- of verblijfsvergunning aanvragen waarbij een VOG wordt gevraagd
• Studeren in het buitenland en je diploma laten erkennen
• Trouwen in het buitenland
• Een bedrijf oprichten en een KvK-uittreksel overleggen

Let op: landen die niet bij het Apostilleverdrag zijn aangesloten, vereisen een langere legalisatieprocedure. Dan moet je document eerst naar het ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens naar de ambassade of het consulaat van het betreffende land. De apostille vervangt die hele keten voor verdragslanden.

Waar laat je een apostille stempel plaatsen?

In Nederland is de rechtbank de instantie die apostilles plaatst op documenten van Nederlandse oorsprong. Je kunt terecht bij elke rechtbank in het land, ongeacht je woonplaats. Dat kan persoonlijk aan de balie, of je stuurt het document per post op. De Rechtspraak publiceert op haar website welke rechtbanken apostilles afgeven en wat de openingstijden zijn.

Wil je het niet zelf regelen? Ecrivus Multimedia neemt het hele traject uit handen. Je stuurt ons het originele document, wij regelen de apostille bij de rechtbank en sturen het document verzekerd retour met Track & Trace. Dat scheelt je een bezoek aan de rechtbank en de onzekerheid of alles in orde is.

Apostille en beedigde vertaling: wanneer heb je beide nodig?

Een apostille bewijst dat je document echt is, maar het vertaalt niets. Als de buitenlandse instantie je document ook in een andere taal wil ontvangen, heb je naast de apostille een beedigde vertaling nodig. Een beedigde vertaler staat ingeschreven in het Register beedigde tolken en vertalers (Rbtv), beheerd door de Raad voor Rechtsbijstand. De vertaling krijgt een stempel, handtekening en beedigingsverklaring waarmee de vertaling officieel wordt erkend.

In de praktijk vragen veel landen om beide: een apostille op het originele document en een beedigde vertaling van datzelfde document. Ecrivus verzorgt zowel de apostille als de vertaling, zodat je alles in een keer geregeld hebt.

Wat kost een apostille stempel?

De rechtbank brengt leges in rekening voor het plaatsen van een apostille. Die kosten verschillen per rechtbank, maar liggen doorgaans rond de 20 tot 30 euro per document. Daar komen eventuele verzendkosten bij als je het document per post opstuurt.

Laat je de apostille door Ecrivus regelen, dan betaal je een vast tarief waarmee alles is afgedekt: controle van het document, de aanvraag bij de rechtbank, en verzekerde retourzending. Heb je ook een beedigde vertaling nodig? Dan combineren we beide diensten, zodat je niet apart hoeft te schakelen. Vraag een prijs op maat aan voor jouw situatie.

Veelgestelde vragen over de apostille stempel

Waar kan ik een apostille stempel krijgen?

In Nederland plaatst de rechtbank apostilles op officiële documenten. Je kunt terecht bij elke rechtbank, aan de balie of per post. Je mag ook iemand anders de aanvraag laten doen; een machtiging is niet nodig. Ecrivus Multimedia regelt de volledige aanvraag voor je als je het niet zelf wilt doen.

Hoe ziet een apostille stempel eruit?

Een apostille is een vierkant stempel of sticker van minimaal 9 bij 9 centimeter met tien vaste velden: land van herkomst, naam en functie van de ondertekenaar, plaats en datum, certificaatnummer, en het zegel van de afgevende instantie. Het opschrift is altijd in het Frans: “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)”.

Wat zijn de kosten van een apostille stempel?

Bij de rechtbank betaal je doorgaans 20 tot 30 euro aan leges per document. Via Ecrivus betaal je een vast tarief inclusief controle, aanvraag bij de rechtbank en verzekerde retourzending met Track & Trace. Combineer je de apostille met een beedigde vertaling, dan ontvang je alles in een keer.

Kan ik zelf een apostille aanvragen?

Ja, je kunt zelf naar de rechtbank gaan met je originele document. Je hoeft geen afspraak te maken bij de meeste rechtbanken. Let wel op dat je het originele document meeneemt; een kopie volstaat niet. De Rechtspraak vermeldt op haar website welke locaties apostilles afgeven.

Wat betekent apostille in documenten?

Het woord “apostille” komt uit het Frans en betekent letterlijk “kanttekening”. In de praktijk is een apostille een certificaat dat bevestigt dat een document authentiek is en dat de handtekening en het zegel echt zijn. Het is ingevoerd door het Apostilleverdrag van Den Haag uit 1961, zodat officiële documenten eenvoudiger in het buitenland gebruikt kunnen worden.

Is een apostille hetzelfde als legalisatie?

Niet helemaal. Een apostille is een verkorte vorm van legalisatie, bedoeld voor landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag. De volledige legalisatieprocedure is langer: dan moet je document langs het ministerie van Buitenlandse Zaken en de ambassade van het bestemmingsland. Voor verdragslanden vervangt de apostille die hele keten.