Beëdigde vertaling met apostille: wanneer heb je beide nodig?

€ 5,- korting?

Kortingscode: KORTING

beëdigde vertalingen

Bestel nu

Waarom een beëdigde vertaling soms niet genoeg is

Je geboorteakte, diploma of huwelijksakte moet naar een instantie in het buitenland. Je laat het document beëdigd vertalen, stuurt het op, en dan krijg je bericht terug: ze willen ook een apostille. Of andersom: je hebt een apostille geregeld, maar de buitenlandse instantie wil daarnaast een beëdigde vertaling. Twee losse stappen die in de praktijk bijna altijd samengaan, maar die veel mensen door elkaar halen.

Wat houdt die combinatie precies in, wat is de juiste volgorde en wat kost het? Concrete antwoorden, zonder juridisch jargon.

Wat is een beëdigde vertaling?

Een beëdigde vertaling is een vertaling gemaakt door een vertaler die een eed of belofte heeft afgelegd bij de rechtbank. Deze vertaler staat ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv), beheerd door de Raad voor Rechtsbijstand via Bureau Wbtv. De vertaling krijgt een stempel en een ondertekende verklaring waarin de vertaler bevestigt dat de inhoud een getrouwe weergave is van het origineel.

Overheden, rechtbanken, immigratiediensten zoals de IND en universiteiten in binnen- en buitenland accepteren alleen beëdigde vertalingen van officiële documenten. Een gewone vertaling, hoe nauwkeurig ook, heeft niet de juridische status die deze instanties eisen.

Wat is een apostille?

Een apostille is een legalisatiestempel op basis van het Apostilleverdrag (Verdrag van Den Haag, 1961). De apostille bevestigt dat de handtekening op een document echt is en dat de ondertekenaar bevoegd was. In Nederland wordt de apostille afgegeven door de rechtbank.

Meer dan 120 landen zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag. Als het ontvangende land bij het verdrag is aangesloten, volstaat een apostille. Is dat niet het geval, dan is een uitgebreidere legalisatieprocedure nodig, meestal via het ministerie van Buitenlandse Zaken en de ambassade van het betreffende land.

Wanneer heb je een beëdigde vertaling met apostille nodig?

De combinatie van een beëdigde vertaling en een apostille is nodig zodra je een officieel Nederlands document in het buitenland wilt gebruiken en de ontvangende instantie beide eist. Dat gebeurt onder meer bij:

• Een visum- of verblijfsvergunningaanvraag (bijvoorbeeld bij de IND of een buitenlandse immigratiedienst)
• Inschrijving bij een buitenlandse universiteit met een Nederlands diploma
• Een huwelijksprocedure in het buitenland met een Nederlandse geboorteakte of ongehuwdverklaring
• Internationale adoptieprocedures
• Zakelijke registraties met een KvK-uittreksel in een ander land

Niet elk land en niet elke instantie vraagt om beide. Sommige accepteren alleen een beëdigde vertaling zonder apostille, andere willen juist een apostille op het originele document zonder vertaling. Controleer vooraf wat de ontvangende partij precies eist, dat scheelt een extra ronde.

De juiste volgorde: eerst vertalen of eerst apostille?

Dit is een van de meest gestelde vragen, en het antwoord is minder ingewikkeld dan je zou denken. In Nederland is de gebruikelijke volgorde:

1. Stap 1: laat het originele document beëdigd vertalen door een vertaler die is ingeschreven in het Rbtv.
2. Stap 2: laat de rechtbank een apostille plaatsen op de beëdigde vertaling. De apostille bevestigt dat de vertaler bevoegd was om het document te beëdigen.

Soms wil de buitenlandse instantie ook een apostille op het originele document zelf. Dan heb je twee apostilles nodig: een op het origineel en een op de vertaling. Klinkt omslachtig, maar het komt regelmatig voor bij procedures in landen als Spanje, Turkije en de Golfstaten.

Een veelgemaakte fout: eerst de apostille aanvragen en daarna pas laten vertalen. Dat kan, maar dan mist de vertaling zelf een apostille. Controleer altijd welke documenten de instantie geapostilleerd wil zien.

Wat kost een beëdigde vertaling met apostille?

De kosten bestaan uit twee delen:

• Beëdigde vertaling: bij Ecrivus Multimedia betaal je vanaf €59 per pagina, inclusief stempel, handtekening en beëdigingsverklaring van de beëdigd vertaler. Langere of complexere documenten kosten meer omdat ze uit meerdere pagina's bestaan.
• Apostille: de rechtbank brengt legeskosten in rekening voor het plaatsen van de apostille. Wil je het niet zelf regelen, dan kun je de apostilleservice van Ecrivus gebruiken: volledige afhandeling bij de rechtbank, inclusief verzekerde retourzending.

Optionele meerkosten zoals spoed, legalisatie voor niet-verdragslanden of een digitaal exemplaar komen daar eventueel bij. Twijfel je over de totaalprijs voor jouw situatie? Vraag een prijs op maat aan.

Het verschil tussen een apostille en een legalisatie

Mensen gebruiken “apostille” en “legalisatie” vaak als synoniemen, maar er is een verschil. Een apostille is een vereenvoudigde legalisatie die geldt tussen landen die het Apostilleverdrag van Den Haag (1961) hebben ondertekend. Eén stempel van de rechtbank is dan voldoende.

Volledige legalisatie is nodig voor documenten die naar landen gaan die niet bij het verdrag zijn aangesloten. Het document gaat dan eerst naar de rechtbank, vervolgens naar het ministerie van Buitenlandse Zaken, en tot slot naar de ambassade of het consulaat van het bestemmingsland. Dat is een langere en duurdere route.

De website Ecrivus beëdigd vertaler biedt een overzicht van de diensten die bij beide routes helpen.

Veelgestelde vragen over beëdigde vertalingen met apostille

Is een beëdigde vertaling hetzelfde als een apostille?

Nee. Een beëdigde vertaling is een vertaling door een beëdigd vertaler met een officiële verklaring en stempel. Een apostille is een legalisatiestempel van de rechtbank die bevestigt dat de ondertekenaar bevoegd was. Het zijn twee verschillende documenten die vaak samen nodig zijn, maar ze vervangen elkaar niet.

Moet ik eerst een apostille aanvragen of eerst een vertaling laten maken?

In de meeste gevallen laat je eerst het document beëdigd vertalen en vraag je daarna de apostille aan bij de rechtbank. De apostille wordt dan op de beëdigde vertaling geplaatst. Sommige instanties willen ook een apostille op het originele document, controleer dat vooraf.

Kan ik mijn beëdigde vertaling bij elke rechtbank laten apostilleren?

Niet bij elke locatie. Rechtbanken in Nederland hebben specifieke locaties aangewezen waar je een apostille of legalisatie kunt aanvragen. Raadpleeg de website van de Rechtspraak voor de juiste locatie bij jou in de buurt.

Wat kost een beëdigde vertaling met apostille bij Ecrivus?

De beëdigde vertaling begint vanaf €59 per pagina. De apostilleservice kost €149 all-in, inclusief aanvraag bij de rechtbank en verzekerde retourzending met Track & Trace. Heb je beide nodig, dan kun je ze samen bestellen.

Welke documenten worden het vaakst beëdigd vertaald met apostille?

Geboorteakten, huwelijksakten, diploma's, VOG's en KvK-uittreksels zijn de meest voorkomende documenten. Bij emigratie, een internationale huwelijksprocedure of een visumaanvraag is de combinatie van beëdigde vertaling en apostille bijna standaard.

Hoe lang is een apostille op een beëdigde vertaling geldig?

Een apostille heeft in principe geen vervaldatum. Het onderliggende document kan wel een beperkte geldigheid hebben: een VOG wordt door sommige instanties na zes maanden niet meer geaccepteerd, en een KvK-uittreksel moet vaak recenter dan drie maanden zijn. Controleer de eisen van de ontvangende instantie.