Beëdigde vertaling uittreksel: wanneer heb je die nodig?

€ 5,- korting?

Kortingscode: KORTING

beëdigde vertalingen

Bestel nu

Waarom een uittreksel beëdigd laten vertalen

Je gaat emigreren, trouwen in het buitenland of je schrijft je in bij een buitenlandse gemeente. De instantie aan de andere kant vraagt om een uittreksel uit de Basisregistratie Personen (BRP), en dat document moet vertaald zijn. Niet zomaar vertaald: beëdigd vertaald. Met stempel, handtekening en een beëdigingsverklaring van een vertaler die ingeschreven staat in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv) bij de Raad voor Rechtsbijstand.

In dit stuk lees je welke soorten uittreksels er bestaan, wanneer een beëdigde vertaling verplicht is en hoe je dat snel en correct regelt.

Wat is een uittreksel precies

Een uittreksel is een officieel document dat gegevens uit een overheidsregister bevestigt. In Nederland ken je onder andere:

• Uittreksel BRP (Basisregistratie Personen): bewijs dat je ingeschreven staat bij je gemeente. Vroeger heette dit het uittreksel bevolkingsregister of GBA-uittreksel.
• Uittreksel burgerlijke stand: afschrift of uittreksel van je geboorteakte, huwelijksakte of partnerschapsakte.
• Uittreksel KvK (Kamer van Koophandel): bewijs van inschrijving van je bedrijf in het Handelsregister.
• Uittreksel niet-ingezetene: voor mensen die niet (meer) in Nederland wonen maar wel in de Registratie Niet-Ingezetenen staan.

Al deze documenten worden uitgegeven door een overheidsinstantie (gemeente, KvK) en gelden als authentiek bewijs van je persoonlijke of zakelijke gegevens.

Wanneer is een beëdigde vertaling van je uittreksel verplicht

Een beëdigde vertaling is vereist zodra een buitenlandse overheid, werkgever of instelling het document als rechtsgeldig moet accepteren. Denk aan:

• Inschrijving bij een gemeente in Duitsland, België of Frankrijk
• Visumaanvraag of verblijfsvergunning (IND of buitenlandse immigratiedienst)
• Huwelijk of geregistreerd partnerschap in het buitenland
• Bedrijf oprichten of vestiging openen (KvK-uittreksel naar lokale Kamer van Koophandel)
• Studie aan een buitenlandse universiteit

Zonder beëdiging weigert de ontvangende instantie het document vrijwel altijd. Een gewone vertaling (zonder stempel en verklaring) heeft geen juridische status.

Het verschil tussen een uittreksel en een afschrift

Bij de burgerlijke stand krijg je soms de keuze tussen een uittreksel en een volledig afschrift. Het uittreksel bevat alleen de basisgegevens (naam, datum, plaats). Een afschrift is de volledige kopie van de akte inclusief kanttekeningen (bijvoorbeeld erkenning van een kind of naamswijziging). Welke versie je nodig hebt, hangt af van wat de buitenlandse instantie vraagt. Bij twijfel: vraag een volledig afschrift aan, dat wordt altijd geaccepteerd.

Wat maakt een vertaling “beëdigd”

Een beëdigde vertaling wordt gemaakt door een vertaler die een eed of belofte heeft afgelegd bij de rechtbank. Deze vertaler staat geregistreerd in het Rbtv, beheerd door de Raad voor Rechtsbijstand. Na het vertalen hecht de vertaler een beëdigingsverklaring aan het document, voorzien van handtekening en stempel. Die verklaring zegt: “ik verklaar dat deze vertaling een getrouwe weergave is van het origineel.”

Hierdoor krijgt de vertaling officiële status en wordt deze wereldwijd geaccepteerd door overheden, rechtbanken en instanties.

Heb je ook een apostille nodig

Sommige landen vragen naast de beëdigde vertaling ook een apostille: een stempel van de rechtbank die bevestigt dat de vertaler bevoegd is. Landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag van Den Haag (1961), meer dan 120 landen, accepteren een apostille als voldoende legalisatie. Voor landen buiten het verdrag is een uitgebreidere legalisatieprocedure via het ministerie van Buitenlandse Zaken nodig.

Vraag altijd aan de ontvangende instantie of ze een apostille vereisen. Zo voorkom je dubbel werk.

Wat kost een beëdigde vertaling van een uittreksel

Bij Ecrivus Multimedia betaal je vanaf €59 per pagina voor een beëdigde vertaling van je uittreksel, inclusief stempel, handtekening en beëdigingsverklaring van de beëdigd vertaler. Een standaard BRP-uittreksel is meestal één pagina. Langere documenten (bijvoorbeeld een volledig afschrift met kanttekeningen) kunnen meerdere pagina's beslaan en kosten dan meer.

Optioneel kun je een apostille, legalisatie, digitaal exemplaar of spoedlevering bijbestellen. Die diensten hebben een aparte meerprijs. Wil je precies weten wat jouw situatie kost? Vraag een prijs op maat aan.

Zo laat je je uittreksel beëdigd vertalen

Het proces is eenvoudig:

• Vraag je uittreksel aan bij de gemeente (BRP) of KvK (Handelsregister). Online aanvragen kan meestal via DigiD.
• Upload of stuur het document naar Ecrivus Multimedia.
• Een beëdigd vertaler vertaalt het naar de gewenste taal en voegt de beëdigingsverklaring toe.
• Je ontvangt de vertaling digitaal en op papier, aangetekend met Track & Trace.

Heb je ook een uittreksel partnerschapsakte of uittreksel niet-ingezetene dat vertaald moet worden? Dat kan via dezelfde route.

Veelgestelde vragen

Wat is een uittreksel BRP en waar vraag je het aan?

Een uittreksel BRP is een officiële verklaring dat je ingeschreven staat als inwoner van een Nederlandse gemeente. Je vraagt het aan bij je eigen gemeente, vaak online via DigiD of aan de balie. De kosten liggen meestal tussen €10 en €15, afhankelijk van de gemeente. Het uittreksel BRP is hetzelfde document als wat vroeger het uittreksel bevolkingsregister of GBA-uittreksel heette.

Wanneer heb je een beëdigde vertaling van een uittreksel nodig?

Zodra een buitenlandse overheid, werkgever of instelling het document als rechtsgeldig moet erkennen. Dat geldt voor inschrijving bij een buitenlandse gemeente, visumaanvragen, huwelijken in het buitenland en bedrijfsregistraties. Zonder beëdiging heeft de vertaling geen officiële status en wordt deze geweigerd.

Is een uittreksel bevolkingsregister hetzelfde als een uittreksel BRP?

Ja. Sinds 2014 heet de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) officieel de Basisregistratie Personen (BRP). De termen uittreksel bevolkingsregister, uittreksel GBA en uittreksel BRP verwijzen naar hetzelfde document. Sommige buitenlandse instanties gebruiken nog de oude naam.

Hoe kom ik aan een internationaal uittreksel BRP?

Een internationaal uittreksel BRP vraag je aan bij je gemeente. Dit is een meertalig formulier (conform de CIEC-verdragen) dat in meerdere talen is opgesteld en soms zonder vertaling geaccepteerd wordt. Niet alle landen accepteren het internationale formulier; in dat geval heb je alsnog een beëdigde vertaling van het standaard Nederlandse uittreksel nodig.

Wat kost een beëdigde vertaling van een uittreksel?

Bij Ecrivus Multimedia betaal je vanaf €59 per pagina, inclusief stempel, handtekening en beëdigingsverklaring. Een standaard BRP-uittreksel is doorgaans één pagina. Apostille, legalisatie of spoedlevering zijn optioneel en kennen een aparte meerprijs.

Heb ik naast de vertaling ook een apostille nodig?

Dat hangt af van het land en de instantie. Landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag van Den Haag (1961) vragen vaak een apostille op de beëdigde vertaling. De apostille wordt geplaatst door de rechtbank en bevestigt dat de vertaler bevoegd is. Vraag altijd aan de ontvangende partij welke legalisatie ze precies eisen.