Documenten vertalen en legaliseren: zo werkt het in Nederland

Réduction de 5 euros ?

Code de réduction : KORTING

traductions assermentées

Commander

Waarom documenten vertalen en legaliseren samenhangt

Tu as un acte de naissance, diplôme ou acte de mariage nodig voor een procedure in het buitenland. De instantie daar wil twee dingen: een vertaling die ze kunnen lezen, en bewijs dat het document echt is. Dat tweede deel heet légalisation. Vertalen en legaliseren zijn losse stappen, maar ze horen bijna altijd bij elkaar. Zonder vertaling begrijpt de buitenlandse ambtenaar je document niet. Zonder légalisation vertrouwt die ambtenaar er niet op dat het origineel is.

In dit stuk lees je wanneer je een traduction assermentée nodig hebt, hoe légalisation et apostille werken, en wat het kost. Geen ambtenarentaal, wel de feiten.

Wat is een beëdigde vertaling van een document?

A traduction assermentée is gemaakt door een vertaler die is ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv), beheerd door de Raad voor Rechtsbijstand. Die vertaler legt bij de rechtbank een eed af en mag daarna vertalingen voorzien van een stempel, handtekening en beëdigingsverklaring. Dat maakt de vertaling officieel en rechtsgeldig.

Overheden, le IND, gemeenten, DUO en buitenlandse instanties accepteren vrijwel uitsluitend traductions assermentées de documents officiels. Een “gewone” vertaling, hoe goed ook, heeft die juridische status niet.

Wanneer moet je documenten laten legaliseren?

Légalisation bewijst dat een document authentiek is: het bevestigt de handtekening, het stempel of het zegel van de instantie die het heeft afgegeven. Je hebt légalisation nodig als je een Nederlands document in het buitenland wilt gebruiken, of een buitenlands document in Nederland.

Veelvoorkomende situaties:

• Emigratie of werken in het buitenland (werkvergunning, visa)
• Trouwen in het buitenland (acte de mariage, déclaration de célibat)
• Studeren aan een buitenlandse universiteit (diplôme, liste de grades)
• Een kind adopteren vanuit het buitenland
• A VOG gebruiken voor een buitenlandse werkgever

Le IND eist bij verblijfsaanvragen dat buitenlandse documenten worden gelegaliseerd en vertaald naar het Nederlands, Engels, Frans of Duits. Zonder légalisation weigert de IND het document.

Het verschil tussen apostille en legalisatie

Er zijn twee routes om een document te legaliseren, afhankelijk van het land waar je het wilt gebruiken:

Apostille geldt voor landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag (Verdrag van Den Haag, 1961). Dat zijn ruim 120 landen, waaronder de meeste Europese landen, de VS, Australië en Japan. De rechtbank plaatst een apostillestempel op je document. Daarmee is het direct geldig in het ontvangende land, zonder verdere stappen.

Légalisation (de lange route) is nodig voor landen die niet bij het Apostilleverdrag zijn aangesloten, zoals veel landen in het Midden-Oosten en delen van Afrika en Azië. Het document gaat dan eerst naar de rechtbank, vervolgens naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken en tot slot naar de ambassade of het consulaat van het bestemmingsland. Dit traject duurt langer en kost meer.

Sinds 2019 geldt binnen de EU een vrijstelling van légalisation voor veel documents officiels op grond van de EU-verordening 2016/1191. Een Nederlandse acte de naissance hoeft bijvoorbeeld niet gelegaliseerd te worden voor gebruik in Duitsland of Frankrijk.

Hoe laat je documenten vertalen en legaliseren?

Het proces in vier stappen:

Stap 1: traduction assermentée laten maken. Stuur je document naar een traducteur assermenté. Die maakt de vertaling en voorziet deze van een stempel, handtekening en beëdigingsverklaring. Bij Ecrivus Multimedia kost een traduction assermentée vanaf €59 per pagina, inclusief stempel, handtekening en beëdigingsverklaring van de traducteur assermenté.

Stap 2: apostille ou légalisation aanvragen. Ga na of het bestemmingsland bij het Apostilleverdrag is aangesloten. Zo ja, dan volstaat een apostille via de rechtbank. Zo nee, dan moet het document de langere legalisatieroute doorlopen.

Stap 3: documenten combineren. Le apostille ou légalisation wordt op het originele document geplaatst. De traduction assermentée wordt daar als los document bij gevoegd. Sommige landen eisen dat ook de vertaling zelf wordt gelegaliseerd.

Stap 4: indienen bij de buitenlandse instantie. Lever het origineel met apostille/légalisation et le traduction assermentée samen in. Check vooraf bij de ontvangende instantie of zij aanvullende eisen stellen, bijvoorbeeld een recent document (niet ouder dan zes maanden).

Wat kost documenten vertalen en legaliseren?

De kosten bestaan uit meerdere onderdelen:

• Traduction assermentée: bij Ecrivus Multimedia vanaf €59 per pagina. Langere of complexere documenten kosten meer, omdat er meer pagina's vertaald worden.
• Apostille via de rechtbank: de griffiekosten zijn afhankelijk van het type document. De rechtbank brengt per stempel kosten in addition.
• Volledige légalisation (niet-verdragslanden): hier komen kosten bij van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en de ambassade van het bestemmingsland.

Apostille, légalisation, een digitaal exemplaar en spoedverwerking zijn optionele meerkosten bovenop de vertaalprijs. Heb je een specifiek document en wil je precies weten wat het kost? Vraag een prijs op maat aan à Écrivus.

Welke documenten worden het vaakst vertaald en gelegaliseerd?

In de praktijk gaat het meestal om documenten uit de registre civil en het onderwijs:

• Acte de naissance (emigratie, mariage, nationaliteitsaanvraag)
• Acte de mariage en echtscheidingsvonnis
• Diplôme'sable listes de grades (studie of werk in het buitenland, via DUO)
• VOG / Certificat de bonne conduite (werkvergunning, visa)
• Extrait Chambre de commerce (zakendoen over de grens)
• Médical explications et permis de conduire

Elk document heeft zijn eigen vereisten. Een diploma vertalen voor DUO vraagt soms een gewaarmerkte kopie naast de traduction assermentée. Check altijd vooraf wat de ontvangende instantie precies nodig heeft.

Veelgestelde vragen over documenten vertalen en legaliseren

Wat kost het om een document te legaliseren?

De kosten hangen af van de route. Een apostille via de rechtbank kost griffierechten per stempel. Bij volledige légalisation (Ministerie van Buitenlandse Zaken + ambassade) lopen de kosten op. Bij Ecrivus kun je de apostille als extra service bij je traduction assermentée bestellen, zodat je niet zelf naar de rechtbank hoeft.

Waar kan ik documenten laten legaliseren?

Pour un apostille ga je naar de rechtbank. Voor de volledige legalisatieprocedure moet het document eerst naar de rechtbank, dan naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag, en tot slot naar de ambassade van het bestemmingsland. Ecrivus kan dit traject voor je regelen.

Welke documenten zijn vrijgesteld van legalisatie?

Sinds 2019 zijn veel documents officiels binnen de EU vrijgesteld van légalisation op grond van EU-verordening 2016/1191. Denk aan certificats de naissance, actes de mariage et explications de être en vie. Buiten de EU geldt deze vrijstelling niet. Een traduction assermentée kan dan nog steeds nodig zijn, ook als légalisation niet hoeft.

Hoe kan ik vertaalde documenten legaliseren?

Eerst laat je een traduction assermentée maken. De rechtbank kan vervolgens een apostille plaatsen op zowel het originele document als op de traduction assermentée. Sommige landen eisen dat beide documenten apart worden gelegaliseerd. Controleer dit bij de ontvangende instantie.

Hoe lang duurt het om documenten te laten vertalen en legaliseren?

A traduction assermentée is bij Ecrivus doorgaans binnen enkele werkdagen klaar. Een apostille via de rechtbank duurt meestal een paar werkdagen extra. De volledige legalisatieroute (rechtbank, ministerie, ambassade) kan enkele weken in beslag nemen, afhankelijk van de ambassade. Spoed is bij de vertaling mogelijk tegen meerprijs.

Moet een beëdigde vertaling altijd gelegaliseerd worden?

Nee. Als het bestemmingsland alleen een traduction assermentée eist (zonder apostille), hoef je niet te legaliseren. Binnen de EU is légalisation voor veel documenten afgeschaft. Twijfel je? Vraag na bij de instantie die het document opvraagt.