Documenten vertalen en legaliseren: zo werkt het in Nederland

€ 5,- korting?

Kortingscode: KORTING

beëdigde vertalingen

Bestel nu

Waarom documenten vertalen en legaliseren samenhangt

Je hebt een geboorteakte, diploma of huwelijksakte nodig voor een procedure in het buitenland. De instantie daar wil twee dingen: een vertaling die ze kunnen lezen, en bewijs dat het document echt is. Dat tweede deel heet legalisatie. Vertalen en legaliseren zijn losse stappen, maar ze horen bijna altijd bij elkaar. Zonder vertaling begrijpt de buitenlandse ambtenaar je document niet. Zonder legalisatie vertrouwt die ambtenaar er niet op dat het origineel is.

In dit stuk lees je wanneer je een beëdigde vertaling nodig hebt, hoe legalisatie en apostille werken, en wat het kost. Geen ambtenarentaal, wel de feiten.

Wat is een beëdigde vertaling van een document?

Een beëdigde vertaling is gemaakt door een vertaler die is ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv), beheerd door de Raad voor Rechtsbijstand. Die vertaler legt bij de rechtbank een eed af en mag daarna vertalingen voorzien van een stempel, handtekening en beëdigingsverklaring. Dat maakt de vertaling officieel en rechtsgeldig.

Overheden, de IND, gemeenten, DUO en buitenlandse instanties accepteren vrijwel uitsluitend beëdigde vertalingen van officiële documenten. Een “gewone” vertaling, hoe goed ook, heeft die juridische status niet.

Wanneer moet je documenten laten legaliseren?

Legalisatie bewijst dat een document authentiek is: het bevestigt de handtekening, het stempel of het zegel van de instantie die het heeft afgegeven. Je hebt legalisatie nodig als je een Nederlands document in het buitenland wilt gebruiken, of een buitenlands document in Nederland.

Veelvoorkomende situaties:

• Emigratie of werken in het buitenland (werkvergunning, visum)
• Trouwen in het buitenland (huwelijksakte, ongehuwdverklaring)
• Studeren aan een buitenlandse universiteit (diploma, cijferlijst)
• Een kind adopteren vanuit het buitenland
• Een VOG gebruiken voor een buitenlandse werkgever

De IND eist bij verblijfsaanvragen dat buitenlandse documenten worden gelegaliseerd en vertaald naar het Nederlands, Engels, Frans of Duits. Zonder legalisatie weigert de IND het document.

Het verschil tussen apostille en legalisatie

Er zijn twee routes om een document te legaliseren, afhankelijk van het land waar je het wilt gebruiken:

Apostille geldt voor landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag (Verdrag van Den Haag, 1961). Dat zijn ruim 120 landen, waaronder de meeste Europese landen, de VS, Australië en Japan. De rechtbank plaatst een apostillestempel op je document. Daarmee is het direct geldig in het ontvangende land, zonder verdere stappen.

Legalisatie (de lange route) is nodig voor landen die niet bij het Apostilleverdrag zijn aangesloten, zoals veel landen in het Midden-Oosten en delen van Afrika en Azië. Het document gaat dan eerst naar de rechtbank, vervolgens naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken en tot slot naar de ambassade of het consulaat van het bestemmingsland. Dit traject duurt langer en kost meer.

Sinds 2019 geldt binnen de EU een vrijstelling van legalisatie voor veel officiële documenten op grond van de EU-verordening 2016/1191. Een Nederlandse geboorteakte hoeft bijvoorbeeld niet gelegaliseerd te worden voor gebruik in Duitsland of Frankrijk.

Hoe laat je documenten vertalen en legaliseren?

Het proces in vier stappen:

Stap 1: beëdigde vertaling laten maken. Stuur je document naar een beëdigd vertaler. Die maakt de vertaling en voorziet deze van een stempel, handtekening en beëdigingsverklaring. Bij Ecrivus Multimedia kost een beëdigde vertaling vanaf €59 per pagina, inclusief stempel, handtekening en beëdigingsverklaring van de beëdigd vertaler.

Stap 2: apostille of legalisatie aanvragen. Ga na of het bestemmingsland bij het Apostilleverdrag is aangesloten. Zo ja, dan volstaat een apostille via de rechtbank. Zo nee, dan moet het document de langere legalisatieroute doorlopen.

Stap 3: documenten combineren. De apostille of legalisatie wordt op het originele document geplaatst. De beëdigde vertaling wordt daar als los document bij gevoegd. Sommige landen eisen dat ook de vertaling zelf wordt gelegaliseerd.

Stap 4: indienen bij de buitenlandse instantie. Lever het origineel met apostille/legalisatie en de beëdigde vertaling samen in. Check vooraf bij de ontvangende instantie of zij aanvullende eisen stellen, bijvoorbeeld een recent document (niet ouder dan zes maanden).

Wat kost documenten vertalen en legaliseren?

De kosten bestaan uit meerdere onderdelen:

• Beëdigde vertaling: bij Ecrivus Multimedia vanaf €59 per pagina. Langere of complexere documenten kosten meer, omdat er meer pagina's vertaald worden.
• Apostille via de rechtbank: de griffiekosten zijn afhankelijk van het type document. De rechtbank brengt per stempel kosten in rekening.
• Volledige legalisatie (niet-verdragslanden): hier komen kosten bij van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en de ambassade van het bestemmingsland.

Apostille, legalisatie, een digitaal exemplaar en spoedverwerking zijn optionele meerkosten bovenop de vertaalprijs. Heb je een specifiek document en wil je precies weten wat het kost? Vraag een prijs op maat aan bij Ecrivus.

Welke documenten worden het vaakst vertaald en gelegaliseerd?

In de praktijk gaat het meestal om documenten uit de burgerlijke stand en het onderwijs:

• Geboorteakte (emigratie, huwelijk, nationaliteitsaanvraag)
• Huwelijksakte en echtscheidingsvonnis
• Diploma's en cijferlijsten (studie of werk in het buitenland, via DUO)
• VOG / Verklaring Omtrent het Gedrag (werkvergunning, visum)
• Uittreksel Kamer van Koophandel (zakendoen over de grens)
• Medische verklaringen en rijbewijs

Elk document heeft zijn eigen vereisten. Een diploma vertalen voor DUO vraagt soms een gewaarmerkte kopie naast de beëdigde vertaling. Check altijd vooraf wat de ontvangende instantie precies nodig heeft.

Veelgestelde vragen over documenten vertalen en legaliseren

Wat kost het om een document te legaliseren?

De kosten hangen af van de route. Een apostille via de rechtbank kost griffierechten per stempel. Bij volledige legalisatie (Ministerie van Buitenlandse Zaken + ambassade) lopen de kosten op. Bij Ecrivus kun je de apostille als extra service bij je beëdigde vertaling bestellen, zodat je niet zelf naar de rechtbank hoeft.

Waar kan ik documenten laten legaliseren?

Voor een apostille ga je naar de rechtbank. Voor de volledige legalisatieprocedure moet het document eerst naar de rechtbank, dan naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag, en tot slot naar de ambassade van het bestemmingsland. Ecrivus kan dit traject voor je regelen.

Welke documenten zijn vrijgesteld van legalisatie?

Sinds 2019 zijn veel officiële documenten binnen de EU vrijgesteld van legalisatie op grond van EU-verordening 2016/1191. Denk aan geboorteakten, huwelijksakten en verklaringen van in leven zijn. Buiten de EU geldt deze vrijstelling niet. Een beëdigde vertaling kan dan nog steeds nodig zijn, ook als legalisatie niet hoeft.

Hoe kan ik vertaalde documenten legaliseren?

Eerst laat je een beëdigde vertaling maken. De rechtbank kan vervolgens een apostille plaatsen op zowel het originele document als op de beëdigde vertaling. Sommige landen eisen dat beide documenten apart worden gelegaliseerd. Controleer dit bij de ontvangende instantie.

Hoe lang duurt het om documenten te laten vertalen en legaliseren?

Een beëdigde vertaling is bij Ecrivus doorgaans binnen enkele werkdagen klaar. Een apostille via de rechtbank duurt meestal een paar werkdagen extra. De volledige legalisatieroute (rechtbank, ministerie, ambassade) kan enkele weken in beslag nemen, afhankelijk van de ambassade. Spoed is bij de vertaling mogelijk tegen meerprijs.

Moet een beëdigde vertaling altijd gelegaliseerd worden?

Nee. Als het bestemmingsland alleen een beëdigde vertaling eist (zonder apostille), hoef je niet te legaliseren. Binnen de EU is legalisatie voor veel documenten afgeschaft. Twijfel je? Vraag na bij de instantie die het document opvraagt.