Documenten vertalen en legaliseren: zo werkt het in Nederland

Desconto de 5€?

Código de desconto: DESCONTO

traduções juramentadas

Peça agora

Waarom documenten vertalen en legaliseren samenhangt

Você tem um certidão de nascimento, grau ou certidão de casamento nodig voor een procedure in het buitenland. De instantie daar wil twee dingen: een vertaling die ze kunnen lezen, en bewijs dat het document echt is. Dat tweede deel heet legalização. Vertalen en legaliseren zijn losse stappen, maar ze horen bijna altijd bij elkaar. Zonder vertaling begrijpt de buitenlandse ambtenaar je document niet. Zonder legalização vertrouwt die ambtenaar er niet op dat het origineel is.

In dit stuk lees je wanneer je een tradução juramentada nodig hebt, hoe legalização e apostila werken, en wat het kost. Geen ambtenarentaal, wel de feiten.

Wat is een beëdigde vertaling van een document?

A tradução juramentada is gemaakt door een vertaler die is ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv), beheerd door de Raad voor Rechtsbijstand. Die vertaler legt bij de rechtbank een eed af en mag daarna vertalingen voorzien van een stempel, handtekening en beëdigingsverklaring. Dat maakt de vertaling officieel en rechtsgeldig.

Governos, o IND, gemeenten, DUO en buitenlandse instanties accepteren vrijwel uitsluitend traduções juramentadas por documentos oficiais. Een “gewone” vertaling, hoe goed ook, heeft die juridische status niet.

Wanneer moet je documenten laten legaliseren?

Legalização bewijst dat een document authentiek is: het bevestigt de handtekening, het stempel of het zegel van de instantie die het heeft afgegeven. Je hebt legalização nodig als je een Nederlands document in het buitenland wilt gebruiken, of een buitenlands document in Nederland.

Veelvoorkomende situaties:

• Emigratie of werken in het buitenland (werkvergunning, visto)
• Trouwen in het buitenland (certidão de casamento, declaração de estado de solteiro)
• Studeren aan een buitenlandse universiteit (grau, lista de notas)
• Een kind adopteren vanuit het buitenland
• A VOG gebruiken voor een buitenlandse werkgever

O IND eist bij verblijfsaanvragen dat buitenlandse documenten worden gelegaliseerd en vertaald naar het Nederlands, Engels, Frans of Duits. Zonder legalização weigert de IND het document.

Het verschil tussen apostille en legalisatie

Er zijn twee routes om een document te legaliseren, afhankelijk van het land waar je het wilt gebruiken:

Apostila geldt voor landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag (Verdrag van Den Haag, 1961). Dat zijn ruim 120 landen, waaronder de meeste Europese landen, de VS, Australië en Japan. De rechtbank plaatst een apostillestempel op je document. Daarmee is het direct geldig in het ontvangende land, zonder verdere stappen.

Legalização (de lange route) is nodig voor landen die niet bij het Apostilleverdrag zijn aangesloten, zoals veel landen in het Midden-Oosten en delen van Afrika en Azië. Het document gaat dan eerst naar de rechtbank, vervolgens naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken en tot slot naar de ambassade of het consulaat van het bestemmingsland. Dit traject duurt langer en kost meer.

Sinds 2019 geldt binnen de EU een vrijstelling van legalização voor veel documentos oficiais op grond van de EU-verordening 2016/1191. Een Nederlandse certidão de nascimento hoeft bijvoorbeeld niet gelegaliseerd te worden voor gebruik in Duitsland of Frankrijk.

Hoe laat je documenten vertalen en legaliseren?

Het proces in vier stappen:

Stap 1: tradução juramentada laten maken. Stuur je document naar een tradutor juramentado. Die maakt de vertaling en voorziet deze van een stempel, handtekening en beëdigingsverklaring. Bij Ecrivus Multimedia kost een tradução juramentada vanaf €59 per pagina, inclusief stempel, handtekening en beëdigingsverklaring van de tradutor juramentado.

Stap 2: apostila ou legalização aanvragen. Ga na of het bestemmingsland bij het Apostilleverdrag is aangesloten. Zo ja, dan volstaat een apostila via de rechtbank. Zo nee, dan moet het document de langere legalisatieroute doorlopen.

Stap 3: documenten combineren. O apostila ou legalização wordt op het originele document geplaatst. De tradução juramentada wordt daar als los document bij gevoegd. Sommige landen eisen dat ook de vertaling zelf wordt gelegaliseerd.

Stap 4: indienen bij de buitenlandse instantie. Lever het origineel met apostila/legalização e a tradução juramentada samen in. Check vooraf bij de ontvangende instantie of zij aanvullende eisen stellen, bijvoorbeeld een recent document (niet ouder dan zes maanden).

Wat kost documenten vertalen en legaliseren?

De kosten bestaan uit meerdere onderdelen:

• Tradução juramentada: bij Ecrivus Multimedia vanaf €59 per pagina. Langere of complexere documenten kosten meer, omdat er meer pagina's vertaald worden.
• Apostila via de rechtbank: de griffiekosten zijn afhankelijk van het type document. De rechtbank brengt per stempel kosten in conta.
• Volledige legalização (niet-verdragslanden): hier komen kosten bij van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en de ambassade van het bestemmingsland.

Apostila, legalização, een digitaal exemplaar en spoedverwerking zijn optionele meerkosten bovenop de vertaalprijs. Heb je een specifiek document en wil je precies weten wat het kost? Vraag een prijs op maat aan em Écrivus.

Welke documenten worden het vaakst vertaald en gelegaliseerd?

In de praktijk gaat het meestal om documenten uit de Estado civil en het onderwijs:

• Certidão de nascimento (emigratie, casamento, nationaliteitsaanvraag)
• Certidão de casamento en echtscheidingsvonnis
• Diploma'areia listas de notas (studie of werk in het buitenland, via DUO)
• VOG / Certificado de boa conduta (werkvergunning, visto)
• Extrair Câmara de comércio (zakendoen over de grens)
• Médico explicações e carteira de motorista

Elk document heeft zijn eigen vereisten. Een diploma vertalen voor DUO vraagt soms een gewaarmerkte kopie naast de tradução juramentada. Check altijd vooraf wat de ontvangende instantie precies nodig heeft.

Veelgestelde vragen over documenten vertalen en legaliseren

Wat kost het om een document te legaliseren?

De kosten hangen af van de route. Een apostila via de rechtbank kost griffierechten per stempel. Bij volledige legalização (Ministerie van Buitenlandse Zaken + ambassade) lopen de kosten op. Bij Ecrivus kun je de apostila als extra service bij je tradução juramentada bestellen, zodat je niet zelf naar de rechtbank hoeft.

Waar kan ik documenten laten legaliseren?

Para apostila ga je naar de rechtbank. Voor de volledige legalisatieprocedure moet het document eerst naar de rechtbank, dan naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag, en tot slot naar de ambassade van het bestemmingsland. Ecrivus kan dit traject voor je regelen.

Welke documenten zijn vrijgesteld van legalisatie?

Sinds 2019 zijn veel documentos oficiais binnen de EU vrijgesteld van legalização op grond van EU-verordening 2016/1191. Denk aan certidões de nascimento, certidões de casamento e explicações por estar vivo. Buiten de EU geldt deze vrijstelling niet. Een tradução juramentada kan dan nog steeds nodig zijn, ook als legalização niet hoeft.

Hoe kan ik vertaalde documenten legaliseren?

Eerst laat je een tradução juramentada maken. De rechtbank kan vervolgens een apostila plaatsen op zowel het originele document als op de tradução juramentada. Sommige landen eisen dat beide documenten apart worden gelegaliseerd. Controleer dit bij de ontvangende instantie.

Hoe lang duurt het om documenten te laten vertalen en legaliseren?

A tradução juramentada is bij Ecrivus doorgaans binnen enkele werkdagen klaar. Een apostila via de rechtbank duurt meestal een paar werkdagen extra. De volledige legalisatieroute (rechtbank, ministerie, ambassade) kan enkele weken in beslag nemen, afhankelijk van de ambassade. Spoed is bij de vertaling mogelijk tegen meerprijs.

Moet een beëdigde vertaling altijd gelegaliseerd worden?

Nee. Als het bestemmingsland alleen een tradução juramentada eist (zonder apostila), hoef je niet te legaliseren. Binnen de EU is legalização voor veel documenten afgeschaft. Twijfel je? Vraag na bij de instantie die het document opvraagt.