Documenten vertalen en legaliseren: zo werkt het in Nederland

€5 discount?

Discount code: KORTING

sworn translations

Order now

Waarom documenten vertalen en legaliseren samenhangt

You have a birth certificate, diploma or marriage certificate nodig voor een procedure in het buitenland. De instantie daar wil twee dingen: een vertaling die ze kunnen lezen, en bewijs dat het document echt is. Dat tweede deel heet legalisation. Vertalen en legaliseren zijn losse stappen, maar ze horen bijna altijd bij elkaar. Zonder vertaling begrijpt de buitenlandse ambtenaar je document niet. Zonder legalisation vertrouwt die ambtenaar er niet op dat het origineel is.

In dit stuk lees je wanneer je een sworn translation nodig hebt, hoe legalisation and apostille werken, en wat het kost. Geen ambtenarentaal, wel de feiten.

What is a sworn translation of a document?

A sworn translation is gemaakt door een vertaler die is ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv), beheerd door de Raad voor Rechtsbijstand. Die vertaler legt bij de rechtbank een eed af en mag daarna vertalingen voorzien van een stempel, handtekening en beëdigingsverklaring. Dat maakt de vertaling officieel en rechtsgeldig.

Governments, the IND, gemeenten, DUO en buitenlandse instanties accepteren vrijwel uitsluitend sworn translations of official documents. Een “gewone” vertaling, hoe goed ook, heeft die juridische status niet.

Wanneer moet je documenten laten legaliseren?

Legalization bewijst dat een document authentiek is: het bevestigt de handtekening, het stempel of het zegel van de instantie die het heeft afgegeven. Je hebt legalisation nodig als je een Nederlands document in het buitenland wilt gebruiken, of een buitenlands document in Nederland.

Veelvoorkomende situaties:

• Emigratie of werken in het buitenland (werkvergunning, visa)
• Trouwen in het buitenland (marriage certificate, unmarried declaration)
• Studeren aan een buitenlandse universiteit (diploma, grade list)
• Een kind adopteren vanuit het buitenland
• A VOG gebruiken voor een buitenlandse werkgever

The IND eist bij verblijfsaanvragen dat buitenlandse documenten worden gelegaliseerd en vertaald naar het Nederlands, Engels, Frans of Duits. Zonder legalisation weigert de IND het document.

Het verschil tussen apostille en legalisatie

Er zijn twee routes om een document te legaliseren, afhankelijk van het land waar je het wilt gebruiken:

Apostille geldt voor landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag (Verdrag van Den Haag, 1961). Dat zijn ruim 120 landen, waaronder de meeste Europese landen, de VS, Australië en Japan. De rechtbank plaatst een apostillestempel op je document. Daarmee is het direct geldig in het ontvangende land, zonder verdere stappen.

Legalization (de lange route) is nodig voor landen die niet bij het Apostilleverdrag zijn aangesloten, zoals veel landen in het Midden-Oosten en delen van Afrika en Azië. Het document gaat dan eerst naar de rechtbank, vervolgens naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken en tot slot naar de ambassade of het consulaat van het bestemmingsland. Dit traject duurt langer en kost meer.

Sinds 2019 geldt binnen de EU een vrijstelling van legalisation voor veel official documents op grond van de EU-verordening 2016/1191. Een Nederlandse birth certificate hoeft bijvoorbeeld niet gelegaliseerd te worden voor gebruik in Duitsland of Frankrijk.

Hoe laat je documenten vertalen en legaliseren?

Het proces in vier stappen:

Stap 1: sworn translation laten maken. Stuur je document naar een sworn translator. Die maakt de vertaling en voorziet deze van een stempel, handtekening en beëdigingsverklaring. Bij Ecrivus Multimedia kost een sworn translation vanaf €59 per pagina, inclusief stempel, handtekening en beëdigingsverklaring van de sworn translator.

Stap 2: apostille or legalisation aanvragen. Ga na of het bestemmingsland bij het Apostilleverdrag is aangesloten. Zo ja, dan volstaat een apostille via de rechtbank. Zo nee, dan moet het document de langere legalisatieroute doorlopen.

Stap 3: documenten combineren. The apostille or legalisation wordt op het originele document geplaatst. De sworn translation wordt daar als los document bij gevoegd. Sommige landen eisen dat ook de vertaling zelf wordt gelegaliseerd.

Stap 4: indienen bij de buitenlandse instantie. Lever het origineel met apostille/legalisation and the sworn translation samen in. Check vooraf bij de ontvangende instantie of zij aanvullende eisen stellen, bijvoorbeeld een recent document (niet ouder dan zes maanden).

Wat kost documenten vertalen en legaliseren?

De kosten bestaan uit meerdere onderdelen:

• Sworn translation: bij Ecrivus Multimedia vanaf €59 per pagina. Langere of complexere documenten kosten meer, omdat er meer pagina's vertaald worden.
• Apostille via de rechtbank: de griffiekosten zijn afhankelijk van het type document. De rechtbank brengt per stempel kosten in account.
• Volledige legalisation (niet-verdragslanden): hier komen kosten bij van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en de ambassade van het bestemmingsland.

Apostille, legalisation, een digitaal exemplaar en spoedverwerking zijn optionele meerkosten bovenop de vertaalprijs. Heb je een specifiek document en wil je precies weten wat het kost? Vraag een prijs op maat aan at Ecrivus.

Welke documenten worden het vaakst vertaald en gelegaliseerd?

In de praktijk gaat het meestal om documenten uit de civil registry en het onderwijs:

• Birth certificate (emigratie, wedding, nationaliteitsaanvraag)
• Marriage certificate en echtscheidingsvonnis
• Diploma's and transcripts (studie of werk in het buitenland, via DUO)
• VOG / Certificate of Conduct (werkvergunning, visa)
• Extract Chamber of Commerce (zakendoen over de grens)
• Medical explanations and driving licence

Elk document heeft zijn eigen vereisten. Een diploma vertalen voor DUO vraagt soms een gewaarmerkte kopie naast de sworn translation. Check altijd vooraf wat de ontvangende instantie precies nodig heeft.

Veelgestelde vragen over documenten vertalen en legaliseren

Wat kost het om een document te legaliseren?

De kosten hangen af van de route. Een apostille via de rechtbank kost griffierechten per stempel. Bij volledige legalisation (Ministerie van Buitenlandse Zaken + ambassade) lopen de kosten op. Bij Ecrivus kun je de apostille als extra service bij je sworn translation bestellen, zodat je niet zelf naar de rechtbank hoeft.

Waar kan ik documenten laten legaliseren?

For a apostille ga je naar de rechtbank. Voor de volledige legalisatieprocedure moet het document eerst naar de rechtbank, dan naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag, en tot slot naar de ambassade van het bestemmingsland. Ecrivus kan dit traject voor je regelen.

Welke documenten zijn vrijgesteld van legalisatie?

Sinds 2019 zijn veel official documents binnen de EU vrijgesteld van legalisation op grond van EU-verordening 2016/1191. Denk aan birth certificates, marriage certificates and explanations of to be alive. Buiten de EU geldt deze vrijstelling niet. Een sworn translation kan dan nog steeds nodig zijn, ook als legalisation niet hoeft.

Hoe kan ik vertaalde documenten legaliseren?

Eerst laat je een sworn translation maken. De rechtbank kan vervolgens een apostille plaatsen op zowel het originele document als op de sworn translation. Sommige landen eisen dat beide documenten apart worden gelegaliseerd. Controleer dit bij de ontvangende instantie.

Hoe lang duurt het om documenten te laten vertalen en legaliseren?

A sworn translation is bij Ecrivus doorgaans binnen enkele werkdagen klaar. Een apostille via de rechtbank duurt meestal een paar werkdagen extra. De volledige legalisatieroute (rechtbank, ministerie, ambassade) kan enkele weken in beslag nemen, afhankelijk van de ambassade. Spoed is bij de vertaling mogelijk tegen meerprijs.

Moet een beëdigde vertaling altijd gelegaliseerd worden?

Nee. Als het bestemmingsland alleen een sworn translation eist (zonder apostille), hoef je niet te legaliseren. Binnen de EU is legalisation voor veel documenten afgeschaft. Twijfel je? Vraag na bij de instantie die het document opvraagt.