Officiële vertaling documenten: wanneer en hoe regel je het?

€5 discount?

Discount code: KORTING

sworn translations

Order now

Wanneer heb je een officiële vertaling van documenten nodig?

You birth certificate moet naar de IND, je diploma naar een buitenlandse universiteit, of je marriage certificate to a municipality in Spanje. En dan blijkt dat ze niet zomaar een vertaling accepteren: het moet een official translation zijn. Maar wat houdt dat precies in, wie mag zo'n vertaling maken, en wanneer is het eigenlijk verplicht?

In Nederland wordt een officiële vertaling vrijwel altijd gemaakt door een sworn translator. Dat is een vertaler die door de rechtbank is beëdigd en geregistreerd staat in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv), beheerd door de Raad voor Rechtsbijstand. De vertaling krijgt daardoor dezelfde juridische waarde als het originele document.

Wat maakt een vertaling officieel?

Een officiële vertaling onderscheidt zich van een gewone vertaling op drie punten:

• Beëdigingsverklaring: de vertaler verklaart schriftelijk dat de vertaling een getrouwe weergave is van het origineel.
• Handtekening en stempel: the sworn translator ondertekent de vertaling en voorziet deze van een stempel.
• Onlosmakelijke verbinding: de vertaling wordt fysiek of digitaal gekoppeld aan het brondocument of een gewaarmerkte kopie.

Governments, rechtbanken, onderwijsinstellingen en de IND accepteren in de regel alleen vertalingen die aan deze eisen voldoen. Een vertaling via Google Translate of DeepL is handig om de inhoud te begrijpen, maar heeft geen juridische status.

Welke documenten worden het vaakst officieel vertaald?

De meest voorkomende documenten waarvoor een officiële vertaling nodig is:

• Civil status: birth certificate, marriage certificate, death certificate, echtscheidingsbeschikking
• Identiteit en verblijf: passport, identiteitskaart, residence permit, Certificate of Conduct (VOG)
• Education: diplomas, transcripts, testimonials
• Legally: vonnissen, notarial acts, powers of attorney, koopakten
• Zakelijk: Chamber of Commerce extracts, annual accounts, employment contracts, statutes

De ontvangende instantie bepaalt of een sworn translation vereist is. Twijfel je? Vraag het altijd na bij de organisatie waar je het document moet inleveren.

Officieel vertalen vs. gecertificeerd vertalen: is er verschil?

In Nederland worden de termen “officiële vertaling”, “sworn translation” en “gecertificeerde vertaling” vaak door elkaar gebruikt. In de praktijk bedoelen ze hetzelfde: een vertaling gemaakt door een vertaler die door de rechtbank is beëdigd en in het Rbtv staat. In sommige landen (zoals het Verenigd Koninkrijk) bestaat er een apart systeem van “certified translations” zonder rechtbank-beëdiging, maar voor Nederlandse instanties geldt: de vertaler moet in het Rbtv geregistreerd zijn.

Wil je precies weten wat de verschillen zijn? Lees ons artikel over het verschil tussen een beëdigde en gecertificeerde vertaling.

Heb je naast een officiële vertaling ook een apostille nodig?

Gebruik je het vertaalde document in het buitenland? Dan kan de ontvangende instantie naast de vertaling ook een apostille eisen. Een apostille is een stempel die bevestigt dat het document echt is en officieel is afgegeven. In Nederland wordt de apostille geplaatst door de rechtbank, op basis van het Apostilleverdrag van Den Haag (1961). Meer dan 140 landen erkennen dit verdrag.

Niet elk document heeft een apostille nodig. Het hangt af van het land en de instantie. Sommige landen buiten het Apostilleverdrag vereisen in plaats daarvan een legalisation via het ministerie van Buitenlandse Zaken. Informatie hierover vind je op NederlandWereldwijd.nl.

Wat kost een officiële vertaling?

Bee Ecrivus Multimedia betaal je vanaf €59 per pagina voor een sworn translation, inclusief stempel, handtekening en beëdigingsverklaring van de sworn translator. Langere of complexere documenten bestaan uit meer pagina's en kosten daardoor meer. Heb je ook een apostille or legalisation nodig? Dat zijn optionele diensten met een aparte prijs. Wil je precies weten wat jouw vertaling kost? Vraag een prijs op maat aan.

De prijs hangt verder af van de taalcombinatie en het type document. Een passport van één pagina is bijvoorbeeld goedkoper dan een notariële deed van tien pagina's. Spoedopdrachten zijn mogelijk tegen meerprijs.

Hoe werkt het proces bij Ecrivus?

Het officieel laten vertalen van documenten werkt als volgt:

1. Ordering: kies het document en de gewenste taalcombinatie in de webshop.
2. Aanleveren: upload een scan of foto van je document na de bestelling.
3. Translate: a sworn translator uit het Rbtv vertaalt je document en voorziet het van een beëdigingsverklaring, handtekening en stempel.
4. Ontvangen: je krijgt de vertaling digitaal (pdf) en desgewenst per post met Track & Trace.

The sworn translator is geregistreerd bij de Raad voor Rechtsbijstand en voldoet aan de Wet beëdigde tolken en vertalers (Wbtv). De vertaling wordt daardoor geaccepteerd door de IND, gemeenten, rechtbanken, universiteiten en buitenlandse governments.

Veelgestelde vragen over officiële vertaling van documenten

Wat zijn de kosten voor een officiële vertaling van een document?

Bij Ecrivus betaal je vanaf €59 per pagina voor een sworn translation. De exacte prijs hangt af van het aantal pagina's, de taalcombinatie en het type document. Een eenvoudig document van één pagina (zoals een passport or extract) kost minder dan een uitgebreide notariële deed. Apostille and legalisation zijn optioneel en worden apart berekend.

Hoe ziet een officieel vertaald document eruit?

Een officieel vertaald document bestaat uit de vertaling zelf, een beëdigingsverklaring, de handtekening van de sworn translator en een stempel. De vertaling is onlosmakelijk verbonden aan het origineel of een gewaarmerkte kopie. De ontvangende instantie kan daardoor verifiëren dat de vertaling getrouw en volledig is.

Hoe kan ik officiële documenten laten vertalen?

Je kunt je documenten laten vertalen door een sworn translator die geregistreerd staat in het Rbtv. Bij Ecrivus bestel je online: kies het document, upload een scan, en ontvang de sworn translation digitaal en per post. Je hoeft niet zelf een vertaler te zoeken.

Wie mag een officiële vertaling maken?

Only a sworn translator die door de rechtbank is beëdigd en geregistreerd staat in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv) mag een officiële vertaling met juridische waarde afgeven. Het Rbtv wordt beheerd door de Raad voor Rechtsbijstand op grond van de Wbtv.

Is een officiële vertaling hetzelfde als een apostille?

Nee. Een officiële (beëdigde) vertaling bevestigt dat de vertaling klopt. Een apostille bevestigt dat het originele document echt is. Soms heb je beide nodig, bijvoorbeeld als je een birth certificate in het buitenland moet overleggen. De vertaling maakt de sworn translator, the apostille plaatst de rechtbank.

Wordt mijn officiële vertaling in het buitenland geaccepteerd?

A sworn translation door een Rbtv-geregistreerde vertaler wordt in de meeste landen geaccepteerd. Sommige landen vragen daarnaast een apostille or legalisation. Controleer altijd de eisen van de buitenlandse instantie waar je het document moet inleveren.