Verklaring beëdigde vertaling: wat staat erop en waarom is het belangrijk?

€ 5,- korting?

Kortingscode: KORTING

beëdigde vertalingen

Bestel nu

Waarom zit er een verklaring bij je beëdigde vertaling?

Je hebt een beëdigde vertaling aangevraagd van je geboorteakte, diploma of huwelijksakte. Het vertaalde document komt terug, en er zit een extra pagina bij: de verklaring van de beëdigd vertaler. Wat staat daar precies op? En waarom hechten instanties er zoveel waarde aan?

Die verklaring is geen bijzaak. Het is het onderdeel dat je vertaling officieel maakt. Zonder die verklaring is een beëdigde vertaling niet meer dan een gewone vertaling, en die wordt door de meeste overheden en instanties niet geaccepteerd. In dit stuk leggen we uit wat er op de verklaring staat, wie die mag afgeven, en waar je op moet letten.

Wat is de verklaring bij een beëdigde vertaling precies?

De verklaring is een schriftelijke bevestiging van de vertaler dat de vertaling een getrouwe en volledige weergave is van het originele document. De vertaler verklaart daarmee dat hij of zij het origineel correct heeft vertaald, naar beste kunnen en zonder weglatingen.

In de praktijk is het een apart blad (of een toegevoegd tekstblok) dat onlosmakelijk aan de vertaling vastzit. De vertaler hecht de verklaring aan de vertaling, voorziet het geheel van een stempel en plaatst een handtekening. Daarmee wordt het pakket als geheel rechtsgeldig.

Het Bureau Wbtv (onderdeel van de Raad voor Rechtsbijstand) heeft richtlijnen opgesteld voor de inhoud en opmaak van deze verklaring. Die richtlijnen zijn niet vrijblijvend: instanties verwachten dat een beëdigde vertaling aan deze standaard voldoet.

Wat staat er op de verklaring?

De verklaring bevat een aantal vaste elementen. Hoewel de exacte formulering per vertaler kan verschillen, komen deze onderdelen altijd terug:

• De naam van de vertaler — volledige voor- en achternaam, zoals geregistreerd bij de rechtbank.
• Het Rbtv-nummer — het unieke registratienummer in het Register beëdigde tolken en vertalers, beheerd door de Raad voor Rechtsbijstand.
• De taalcombinatie — uit welke taal en naar welke taal is vertaald (bijvoorbeeld Nederlands naar Engels).
• De verklaring zelf — de tekst waarin de vertaler verklaart dat de vertaling een getrouwe en juiste weergave is van het origineel of de kopie daarvan.
• Datum en plaats — wanneer en waar de vertaling is afgerond.
• Handtekening — de persoonlijke handtekening van de beëdigd vertaler.
• Stempel — de officiële stempel van de vertaler, met daarop naam, Rbtv-nummer en de tekst “beëdigd vertaler”.

Dit pakket aan gegevens maakt het voor een ontvangende instantie mogelijk om te controleren of de vertaler daadwerkelijk bevoegd is. Via het openbare Rbtv-register kan iedereen nagaan of een vertaler geregistreerd staat voor de betreffende taalcombinatie.

Wie mag deze verklaring afgeven?

Niet elke vertaler mag een beëdigde verklaring bij een vertaling voegen. Alleen vertalers die voldoen aan drie voorwaarden zijn daartoe bevoegd:

1. Beëdiging door de rechtbank — de vertaler heeft een eed of belofte afgelegd bij de rechtbank, conform de Wet beëdigde tolken en vertalers (Wbtv).
2. Inschrijving in het Rbtv — de vertaler staat actief geregistreerd in het Register beëdigde tolken en vertalers bij de Raad voor Rechtsbijstand.
3. Registratie voor de juiste taalcombinatie — een vertaler die beëdigd is voor Engels-Nederlands mag geen beëdigde vertaling afgeven voor Duits-Nederlands.

Gebruikt een vertaler de titel “beëdigd” zonder aan deze voorwaarden te voldoen, dan is de verklaring niet geldig. De ontvangende instantie kan de vertaling weigeren, en in het ergste geval leidt het tot vertraging in je procedure.

Waarom hechten instanties zoveel waarde aan de verklaring?

De verklaring is het bewijs dat je vertaling officieel is. Instanties als de IND, gemeenten, de KvK en buitenlandse overheden moeten kunnen vaststellen dat een vertaling betrouwbaar is. Ze hebben geen eigen vertalers in dienst die elk document kunnen controleren. In plaats daarvan vertrouwen ze op het systeem van beëdigde vertalers.

De verklaring functioneert als kwaliteitsgarantie. De vertaler zet zijn of haar professionele reputatie en Rbtv-registratie op het spel bij elke beëdigde vertaling. Fouten of onvolledigheden kunnen leiden tot klachten bij de Raad voor Rechtsbijstand en, in het uiterste geval, doorhaling uit het register.

Voor jou als opdrachtgever betekent dit: de verklaring is geen formaliteit, maar het onderdeel dat ervoor zorgt dat je document geaccepteerd wordt.

Verklaring, stempel en handtekening: hoe zit het in elkaar?

Mensen gebruiken de termen “stempel”, “verklaring” en “waarmerking” vaak door elkaar. Dat is begrijpelijk, maar ze zijn niet hetzelfde:

• De verklaring is de schriftelijke tekst waarin de vertaler bevestigt dat de vertaling correct is.
• De stempel is het fysieke stempelafdruk met de gegevens van de vertaler (naam, Rbtv-nummer, “beëdigd vertaler”).
• De handtekening is de persoonlijke ondertekening door de vertaler.

Alle drie samen maken de vertaling “beëdigd” of “gewaarmerkt”. Ontbreekt een van de drie, dan kan een instantie de vertaling weigeren. Bij Ecrivus Multimedia ontvang je altijd het complete pakket: vertaling, verklaring, stempel en handtekening van een bij de rechtbank beëdigde vertaler die in het Rbtv geregistreerd staat.

Heb je naast de verklaring ook een apostille nodig?

Dat hangt af van het land waar je de vertaling gaat gebruiken. Binnen Nederland is de verklaring van de beëdigd vertaler voldoende. Maar voor gebruik in het buitenland kan een ontvangende instantie ook om een apostille vragen.

Een apostille is een extra legalisatiestempel die de rechtbank op het document plaatst, op basis van het Apostilleverdrag van Den Haag (1961). De apostille bevestigt dat de handtekening en het stempel op de verklaring echt zijn. Meer dan 140 landen accepteren documenten met een apostille zonder verdere legalisatie.

Heb je een beëdigde vertaling met apostille nodig? Ecrivus regelt beide in één keer.

Waar moet je op letten bij de verklaring?

Voordat je een beëdigde vertaling inlevert bij een instantie, is het verstandig om het volgende te controleren:

• Is de verklaring fysiek aan de vertaling gehecht? Losse pagina's worden niet altijd geaccepteerd.
• Staan de naam en het Rbtv-nummer van de vertaler erop? Zonder deze gegevens kan de instantie de bevoegdheid niet verifiëren.
• Klopt de taalcombinatie? De verklaring moet de juiste bron- en doeltaal vermelden.
• Is de stempel leesbaar en de handtekening aanwezig? Vage of ontbrekende stempels leiden tot vragen.
• Is de vertaling recent genoeg? Sommige instanties hanteren een maximumtermijn (vaak 6 maanden), hoewel de vertaling zelf niet “verloopt”.

Bij Ecrivus hoef je je hier geen zorgen over te maken. Elke beëdigde vertaling die wij leveren voldoet aan de richtlijnen van het Bureau Wbtv en wordt compleet met verklaring, stempel en handtekening afgeleverd. Het tarief start vanaf €59 per pagina, inclusief de beëdigingsverklaring van de beëdigd vertaler.

Veelgestelde vragen over de verklaring bij een beëdigde vertaling

Wat is een beëdigde verklaring bij een vertaling?

Een beëdigde verklaring is een schriftelijke bevestiging van de vertaler dat de vertaling een getrouwe en volledige weergave is van het originele document. De vertaler ondertekent deze verklaring en voorziet het van zijn of haar officiële stempel met Rbtv-nummer. Samen met de handtekening maakt dit de vertaling rechtsgeldig.

Wat kost een beëdigde vertaling met verklaring?

Bij Ecrivus Multimedia start het tarief vanaf €59 per pagina. De verklaring, het stempel en de handtekening van de beëdigd vertaler zijn daarbij inbegrepen. Voor langere documenten (meerdere pagina's) stijgt de prijs evenredig. Heb je ook een apostille of legalisatie nodig? Dat is een optionele meerprijs. Vraag een prijs op maat aan als je twijfelt over de kosten.

Hoe controleer ik of mijn vertaler echt beëdigd is?

Op de verklaring staat het Rbtv-nummer van de vertaler. Dat nummer kun je opzoeken in het openbare Register beëdigde tolken en vertalers op de website van de Raad voor Rechtsbijstand. Daar zie je voor welke taalcombinaties de vertaler geregistreerd staat en of de registratie nog actief is.

Wordt een beëdigde vertaling zonder verklaring geaccepteerd?

In de regel niet. Zonder de verklaring, stempel en handtekening is een vertaling niet “beëdigd” in juridische zin. Instanties als de IND, gemeenten en buitenlandse overheden wijzen vertalingen zonder verklaring doorgaans af. Vraag bij twijfel vooraf na bij de ontvangende instantie welke eisen zij stellen.

Is een beëdigde verklaring hetzelfde als een apostille?

Nee. De beëdigde verklaring wordt door de vertaler zelf opgesteld en bevestigt de juistheid van de vertaling. Een apostille is een legalisatiestempel die door de rechtbank wordt geplaatst en bevestigt de echtheid van de handtekening op de verklaring. Voor gebruik in het buitenland heb je soms beide nodig, afhankelijk van de eisen van het ontvangende land.