Apostilleverdrag: wat is het en welke landen doen mee?

€ 5,- korting?

Kortingscode: KORTING

beëdigde vertalingen

Bestel nu

Wat is het Apostilleverdrag?

Je geboorteakte, diploma of VOG meenemen naar het buitenland klinkt eenvoudig. Totdat de ontvangende instantie vraagt of je document wel gelegaliseerd is. Gelukkig bestaat er sinds 1961 een internationaal verdrag dat dit proces flink vereenvoudigt: het Apostilleverdrag.

Het Apostilleverdrag, voluit het Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten, is opgesteld door de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht (HCCH). Het doel? De lange legalisatieroute via ambassades en consulaten vervangen door één enkele stempel: de apostille. Die stempel bevestigt dat een document echt is en van een officiële instantie komt.

In Nederland plaatst de rechtbank de apostille op openbare documenten zoals geboorteakten, huwelijksakten, diploma's en de Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Hoe werkt een apostille in de praktijk?

Een apostille is een stempel of sticker die de rechtbank op je originele document plaatst. Ze bevestigt drie dingen:

• De handtekening op het document is echt.
• De persoon die het document ondertekende, had de bevoegdheid om dat te doen.
• Een eventueel zegel of stempel op het document is authentiek.

Elk verdragsland accepteert een document met apostille zonder verdere legalisatie. Je hoeft dus niet naar een ambassade of consulaat voor extra stempels. Dat scheelt tijd, papierwerk en frustratie.

Welke landen zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag?

Op dit moment zijn meer dan 120 landen aangesloten bij het Apostilleverdrag. Dat zijn onder meer:

• Europa: Duitsland, Frankrijk, Spanje, Italië, België, het Verenigd Koninkrijk, Polen, Turkije, Griekenland, Portugal
• Amerika's: de Verenigde Staten, Canada (deelstaten), Brazilië, Mexico, Argentinië, Colombia
• Azië en Oceanië: Japan, Zuid-Korea, India, Australië, Nieuw-Zeeland
• Afrika: Zuid-Afrika, Marokko, Kaapverdië, Botswana

Een actueel overzicht van alle aangesloten landen vind je op de website van NederlandWereldwijd (Rijksoverheid). Staat het land waar je je document wilt gebruiken niet in de lijst? Dan heb je geen apostille nodig, maar een langere legalisatieprocedure via het Consulair Dienstverleningscentrum (CDC) van het ministerie van Buitenlandse Zaken.

Welke documenten komen in aanmerking voor een apostille?

Niet elk document kan een apostille krijgen. Het moet een openbaar document zijn, afgegeven door een Nederlandse overheidsinstantie, notaris of gerechtsdeurwaarder. Denk aan:

• Geboorteakten, huwelijksakten en overlijdensakten (gemeente)
• Uittreksels uit de Basisregistratie Personen (BRP)
• Diploma's en cijferlijsten (DUO/onderwijsinstelling)
• Verklaringen Omtrent het Gedrag (VOG, afgegeven door Justis)
• KvK-uittreksels
• Notariële akten

Privé-documenten (zoals een arbeidscontract of bankafschrift) zijn geen openbare akten en komen niet in aanmerking voor een apostille. Moet je zo'n document toch in het buitenland gebruiken? Dan is vaak een beëdigde vertaling voldoende, soms in combinatie met legalisatie van de handtekening bij de gemeente.

Apostille of legalisatie: wat is het verschil?

De apostille geldt alleen voor landen die het Apostilleverdrag hebben ondertekend. Is het bestemmingsland niet aangesloten, dan volg je de reguliere legalisatieroute. Die werkt als volgt:

• Eerst laat je de handtekening op het document legaliseren bij de rechtbank.
• Vervolgens moet het document langs het ministerie van Buitenlandse Zaken (CDC).
• Als laatste stap laat je het legaliseren bij de ambassade of het consulaat van het bestemmingsland.

Met een apostille sla je stap twee en drie over. Eén stempel bij de rechtbank en je document is klaar voor gebruik in het buitenland. Meer over dit verschil lees je in ons artikel over apostille of legalisatie.

Heb je naast een apostille ook een beëdigde vertaling nodig?

Dat hangt af van de eisen van de ontvangende instantie. Een apostille bevestigt de echtheid van je document, maar zegt niets over de taal. Vraagt de buitenlandse instantie om een vertaling, dan moet die in de meeste gevallen beëdigd zijn: gemaakt door een vertaler die is ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv), met stempel, handtekening en beëdigingsverklaring.

Bij Ecrivus Multimedia kun je een beëdigde vertaling bestellen vanaf €59 per pagina, inclusief stempel, handtekening en beëdigingsverklaring. Heb je ook een apostille nodig? Dan regelen wij dat samen met de vertaling.

Veelgestelde vragen over het Apostilleverdrag

Wat houdt het Apostilleverdrag precies in?

Het Apostilleverdrag is een internationaal verdrag uit 1961, opgesteld door de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht. Het vervangt de lange legalisatieprocedure voor officiële documenten door één enkele stempel (apostille) die door de rechtbank wordt geplaatst. Meer dan 120 landen erkennen deze stempel.

Welke landen zijn verdragslanden bij het Apostilleverdrag?

Er zijn meer dan 120 aangesloten landen, waaronder alle EU-lidstaten, de Verenigde Staten, Brazilië, Japan, Australië en Zuid-Afrika. Het volledige overzicht staat op de website van NederlandWereldwijd (Rijksoverheid). Landen als China, de Verenigde Arabische Emiraten en veel andere Golfstaten zijn niet aangesloten.

Hoe vraag ik een apostille aan in Nederland?

Breng je originele openbare document naar een rechtbank in Nederland. De griffie plaatst de apostille ter plekke, meestal op dezelfde dag. Je kunt ook iemand anders het document namens jou laten aanbieden, daar is geen machtiging voor nodig. Of bestel de apostille-service bij Ecrivus: wij regelen de aanvraag bij de rechtbank en sturen het document verzekerd naar je terug.

Wat kost een apostille bij de rechtbank?

Laat je de apostille regelen door Ecrivus, dan betaal je €149 voor de volledige service: controle, aanvraag bij de rechtbank en verzekerde retourzending met Track & Trace. Vraag een prijs op maat aan als je meerdere documenten wilt laten apostilleren.

Kan ik een apostille krijgen op een beëdigde vertaling?

Ja. Een beëdigde vertaling is een openbaar document (opgesteld door een beëdigd vertaler die bij de rechtbank is ingeschreven). De rechtbank kan daar een apostille op plaatsen. Zo is zowel de vertaling als de echtheid internationaal erkend.

Is een apostille hetzelfde als legalisatie?

Niet precies. Een apostille is een vereenvoudigde vorm van legalisatie die geldt voor landen binnen het Apostilleverdrag. Reguliere legalisatie vereist meerdere stappen (rechtbank, ministerie van Buitenlandse Zaken, ambassade) en is nodig voor landen die niet bij het verdrag zijn aangesloten.