Wat is legaliseren? Betekenis, stappen en kosten uitgelegd

€ 5,- korting?

Kortingscode: KORTING

beëdigde vertalingen

Bestel nu

Wat is legaliseren van documenten?

Je hebt een geboorteakte, huwelijksakte of diploma nodig voor een instantie in het buitenland. Of je ontvangt een buitenlands document dat in Nederland erkend moet worden. Dan vraagt de ontvangende partij om legalisatie. Maar wat is legaliseren precies, en hoe pak je dat aan?

Legaliseren betekent dat een bevoegde instantie bevestigt dat een officieel document echt is. De handtekening op het document wordt gecontroleerd, en er wordt een stempel of sticker geplaatst als bewijs van echtheid. Daarmee wordt het document geschikt voor gebruik in een ander land. De Rijksoverheid omschrijft legalisatie als het geschikt maken van een document voor internationaal gebruik.

Waarom is legaliseren nodig?

Overheden en instanties in het buitenland kunnen niet zomaar controleren of een Nederlands document echt is. Ze kennen de handtekeningen en stempels van Nederlandse instanties niet. Legalisatie lost dat probleem op: een erkende autoriteit (zoals de rechtbank of het ministerie van Buitenlandse Zaken) bevestigt dat het document door de juiste instantie is afgegeven.

Je komt legalisatie tegen bij onder andere:

• Emigratie of een visumaanvraag
• Registratie van een huwelijk of geboorte in het buitenland
• Inschrijving bij een buitenlandse universiteit
• Werken bij een buitenlandse werkgever
• Het gebruiken van een Nederlandse VOG in het buitenland

Het verschil tussen legalisatie en een apostille

Legalisatie en een apostille worden vaak door elkaar gebruikt, maar er is een verschil. Een apostille is een vereenvoudigde vorm van legalisatie, bedoeld voor landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag van Den Haag (1961). Ruim 120 landen accepteren een apostille. De rechtbank plaatst de apostille direct op het document, zonder tussenkomst van het ministerie van Buitenlandse Zaken.

Volledige legalisatie is nodig als het ontvangende land niet bij het Apostilleverdrag is aangesloten. In dat geval doorloopt het document meerdere stappen: eerst de rechtbank, dan het ministerie van Buitenlandse Zaken, en soms ook de ambassade van het bestemmingsland. Dat traject duurt langer en kost meer.

Kort samengevat: een apostille is legalisatie in één stap, volledige legalisatie verloopt in meerdere stappen.

Welke documenten kun je laten legaliseren?

In principe kun je elk officieel Nederlands document laten legaliseren. De IND noemt onder andere:

• Geboorteakten en huwelijksakten
• Diploma's en cijferlijsten
• Uittreksels uit het basisregistratie personen (BRP)
• Verklaringen Omtrent het Gedrag (VOG)
• KvK-uittreksels en notariële akten
• Rechterlijke uitspraken

Belangrijk: alleen originele documenten of gewaarmerkte kopieën komen in aanmerking. Een zelfgemaakte kopie of scan is niet voldoende.

Hoe legaliseer je een document? De stappen

Het legalisatieproces hangt af van het type document en het bestemmingsland.

Stap 1: controleer of je een apostille of volledige legalisatie nodig hebt

Is het bestemmingsland aangesloten bij het Apostilleverdrag? Dan volstaat een apostille bij de rechtbank. Is het land niet aangesloten? Dan heb je volledige legalisatie nodig.

Stap 2: laat het document eerst ondertekenen door de juiste instantie

Een geboorteakte komt van de gemeente, een diploma van de onderwijsinstelling, een VOG van Justis. De handtekening van de afgevende instantie is noodzakelijk voordat de rechtbank een apostille of legalisatie kan plaatsen.

Stap 3: ga naar de rechtbank

Bij de rechtbank wordt de echtheid van de handtekening gecontroleerd en krijgt het document een apostille (stempel of sticker). Je kunt bij elke rechtbank in Nederland terecht.

Stap 4: bij volledige legalisatie — ministerie en ambassade

Als het bestemmingsland niet bij het Apostilleverdrag is aangesloten, moet het document na de rechtbank ook nog langs het ministerie van Buitenlandse Zaken en eventueel de ambassade of het consulaat van het bestemmingsland.

Heb je ook een beëdigde vertaling nodig?

In veel gevallen vraagt de buitenlandse instantie naast legalisatie ook om een beëdigde vertaling van het document. Een beëdigd vertaler staat ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv), beheerd door de Raad voor Rechtsbijstand. De vertaling heeft daarmee officiële status en wordt wereldwijd geaccepteerd door overheden en instanties.

Bij Ecrivus Multimedia kun je je document laten vertalen door een beëdigd vertaler, vanaf €59 per pagina (inclusief stempel, handtekening en beëdigingsverklaring). Heb je ook een apostille nodig? Dan regelen wij dat erbij.

Wat kost legaliseren?

De kosten hangen af van het type legalisatie:

• Een apostille bij de rechtbank kost een griffierecht per document.
• Legalisatie bij het ministerie van Buitenlandse Zaken brengt aanvullende kosten met zich mee.
• Ambassadeleges variëren per land.

Wil je het hele traject uitbesteden, inclusief beëdigde vertaling en apostille? Ecrivus regelt het van begin tot eind. Vraag een prijs op maat aan via onze vertaalpagina.

Veelgestelde vragen over legaliseren

Wat houdt legaliseren precies in?

Legaliseren is het officieel laten bevestigen dat een document echt is, zodat het in een ander land wordt geaccepteerd. Een bevoegde instantie (zoals de rechtbank) controleert de handtekening op het document en plaatst een stempel of sticker als bewijs.

Is een apostille hetzelfde als legalisatie?

Een apostille is een vereenvoudigde vorm van legalisatie. Het verschil zit in het aantal stappen: een apostille wordt in één stap bij de rechtbank geplaatst, terwijl volledige legalisatie meerdere instanties doorloopt (rechtbank, ministerie van Buitenlandse Zaken, ambassade). Een apostille geldt voor landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag van Den Haag (1961).

Hoe legaliseer je een document in Nederland?

Je gaat met het originele document naar de rechtbank. Daar controleren ze de handtekening en plaatsen een apostille of legalisatiestempel. Voor landen buiten het Apostilleverdrag moet het document daarna ook langs het ministerie van Buitenlandse Zaken.

Wat heb je nodig om een document te laten legaliseren?

Je hebt het originele document nodig met de handtekening van de afgevende instantie. Neem ook een geldig identiteitsbewijs mee naar de rechtbank. Bij sommige documenten (zoals notariële akten) kan een extra tussenstap nodig zijn.

Wat kost het om een document te laten legaliseren?

De kosten bestaan uit griffierecht bij de rechtbank, eventuele leges bij het ministerie van Buitenlandse Zaken en ambassadekosten. De exacte bedragen verschillen per instantie en per land. Bij Ecrivus kun je het volledige traject uitbesteden: vraag een prijs op maat aan.

Heb ik naast legalisatie ook een vertaling nodig?

Dat hangt af van de eisen van de buitenlandse instantie. In de meeste gevallen wordt naast legalisatie ook een beëdigde vertaling gevraagd. Bij Ecrivus kun je beide in één keer regelen, vanaf €59 per pagina voor de beëdigde vertaling.