Wat is een apostille? Betekenis, kosten en aanvragen uitgelegd

€ 5,- korting?

Kortingscode: KORTING

beëdigde vertalingen

Bestel nu

Wat is een apostille precies?

Je hebt een geboorteakte, diploma of VOG nodig voor een instantie in het buitenland. Alles lijkt in orde, tot je leest dat er een apostille op moet. En dan denk je: wat is een apostille eigenlijk?

Een apostille is een officiële stempel of sticker die de echtheid van een openbaar document bevestigt. De stempel verklaart dat de handtekening op het document echt is, dat de ondertekenaar bevoegd was en dat het zegel of de stempel op het document geldig is. Daarmee wordt je document rechtsgeldig in het buitenland, zonder verdere legalisatie.

Het woord apostille komt uit het Frans en betekent letterlijk ‘kanttekening'. In de praktijk is het een gestandaardiseerd certificaat dat wordt afgegeven op basis van het Apostilleverdrag van Den Haag uit 1961. Meer dan 120 landen zijn bij dit verdrag aangesloten, wat betekent dat je document met een apostille in al die landen wordt geaccepteerd.

Wanneer heb je een apostille nodig?

Een apostille is nodig zodra je een officieel Nederlands document wilt gebruiken in een land dat is aangesloten bij het Apostilleverdrag. Denk aan situaties als:

• Je gaat trouwen in het buitenland en de lokale gemeente vraagt om een gelegaliseerde geboorteakte
• Je solliciteert bij een buitenlandse werkgever die een gelegaliseerde VOG eist
• Je schrijft je in aan een universiteit in het buitenland en moet je diploma laten legaliseren
• Je richt een bedrijf op in een ander land en hebt een geapostilleerd KvK-uittreksel nodig
• Je start een adoptie- of visumaanvraag waarvoor gelegaliseerde documenten vereist zijn

Zonder apostille kan de buitenlandse instantie je document weigeren. De apostille voorkomt dat je een langere en duurdere legalisatieprocedure via de ambassade moet doorlopen.

Hoe ziet een apostille eruit?

Een apostille is een vierkant certificaat van minimaal 9 bij 9 centimeter. Het formaat en de inhoud zijn vastgelegd in het Apostilleverdrag, zodat het er in elk land hetzelfde uitziet. Op de apostille staan onder meer:

• Het land van afgifte (bij Nederlandse documenten: Nederland)
• De naam en functie van de persoon die het document heeft ondertekend
• De naam van de autoriteit die het zegel of de stempel heeft geplaatst
• De plaats en datum van afgifte
• Het certificaatnummer
• De stempel en handtekening van de instantie die de apostille afgeeft

In Nederland wordt de apostille meestal als sticker op het originele document geplaatst of als los certificaat eraan gehecht. De tekst op de apostille is in het Frans, de officiële taal van het Apostilleverdrag.

Waar vraag je een apostille aan in Nederland?

In Nederland is de rechtbank de instantie die apostilles afgeeft op de meeste openbare documenten. Niet elke rechtbanklocatie biedt deze dienst aan. Op de website van de Rechtspraak kun je controleren bij welke locatie je terechtkunt.

Welke instantie de apostille afgeeft, hangt af van het type document:

• Akten van de burgerlijke stand (geboorteakte, huwelijksakte, overlijdensakte): de rechtbank
• Notariële akten: de rechtbank
• Uittreksels KvK: de rechtbank
• VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag): de rechtbank
• Gerechtelijke uitspraken: de rechtbank die de uitspraak heeft gedaan
• Diploma's en cijferlijsten: DUO of de onderwijsinstelling, daarna de rechtbank

Je kunt de apostille persoonlijk ophalen of de volledige afhandeling aan een dienstverlener overlaten. Ecrivus Multimedia regelt het hele traject: wij vragen de apostille voor je aan bij de rechtbank en sturen het geapostilleerde document verzekerd naar je terug.

Wat is het verschil tussen een apostille en legalisatie?

Een apostille en legalisatie dienen hetzelfde doel: bevestigen dat een document echt is, zodat het in het buitenland wordt geaccepteerd. Het verschil zit in de procedure en het bestemmingsland.

Een apostille is een verkorte vorm van legalisatie. Eén stempel van de rechtbank is genoeg. Dit werkt voor alle landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag van Den Haag (1961), meer dan 120 landen waaronder Duitsland, Frankrijk, Spanje, de Verenigde Staten en Australië.

Bij volledige legalisatie zijn meerdere stappen nodig. Het document moet eerst worden gelegaliseerd door het ministerie van Buitenlandse Zaken en daarna door de ambassade of het consulaat van het bestemmingsland. Deze route is alleen nodig voor landen die niet bij het Apostilleverdrag zijn aangesloten, zoals de Verenigde Arabische Emiraten, China en Saudi-Arabië.

In de praktijk heb je dus bijna altijd een apostille nodig, tenzij het bestemmingsland niet bij het verdrag is aangesloten.

Welke documenten kun je laten apostilleren?

Vrijwel elk openbaar document dat is afgegeven door een Nederlandse instantie kan worden voorzien van een apostille. De meest voorkomende documenten zijn:

• Geboorteakte
• Huwelijksakte en akte van partnerschapsregistratie
• Overlijdensakte
• Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
• Uittreksel Kamer van Koophandel (KvK)
• Diploma's en cijferlijsten
• Notariële akten (volmachten, testamenten, oprichtingsakten)
• Uittreksels uit de Basisregistratie Personen (BRP)

Heb je naast de apostille ook een vertaling nodig? Veel buitenlandse instanties vragen om een beëdigde vertaling van het geapostilleerde document. Ecrivus Multimedia verzorgt zowel de apostille als de beëdigde vertaling in meer dan 30 talen, vanaf €59 per pagina.

Welke landen accepteren een apostille?

Alle landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag van Den Haag (1961) accepteren documenten met een apostille. Op dit moment zijn dat meer dan 120 landen. Een greep uit de lijst:

• Europa: Duitsland, Frankrijk, België, Spanje, Italië, Verenigd Koninkrijk, Polen, Turkije
• Noord- en Zuid-Amerika: Verenigde Staten, Canada, Mexico, Brazilië, Argentinië, Colombia
• Azië en Oceanië: Japan, Zuid-Korea, India, Australië, Nieuw-Zeeland
• Afrika: Zuid-Afrika, Marokko, Tunesië

De volledige en actuele lijst vind je op de website van de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht (HCCH). Staat je bestemmingsland niet op de lijst, dan heb je geen apostille nodig maar een volledige legalisatie via de ambassade.

Heb je ook een beëdigde vertaling nodig bij een apostille?

Dat hangt af van de eisen van de ontvangende instantie. De apostille zelf is in het Frans opgesteld en wordt internationaal herkend. Maar het document waarop de apostille zit, is in het Nederlands. Als de buitenlandse instantie geen Nederlands leest, vragen ze meestal ook om een beëdigde vertaling.

Een beëdigde vertaling wordt gemaakt door een vertaler die door de rechtbank is beëdigd en staat ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv), beheerd door de Raad voor Rechtsbijstand. De vertaling krijgt een stempel en handtekening van de beëdigd vertaler, waardoor deze officieel erkend wordt.

Bij Ecrivus Multimedia kun je de apostille en beëdigde vertaling in één keer regelen. Wij vragen de apostille aan bij de rechtbank en laten het document vertalen door een beëdigd vertaler in de gewenste taal.

Veelgestelde vragen over apostilles

Hoe kom je aan een apostille in Nederland?

Je vraagt een apostille aan bij de rechtbank. Niet elke locatie biedt deze dienst aan, dus check vooraf op de website van de Rechtspraak welke locaties apostilles afgeven. Je kunt ook een dienstverlener als Ecrivus Multimedia inschakelen om het hele traject voor je af te handelen.

Wat is het verschil tussen legaliseren en een apostille?

Een apostille is een verkorte legalisatie die geldt voor landen van het Apostilleverdrag. Bij volledige legalisatie zijn extra stappen nodig via het ministerie van Buitenlandse Zaken en de ambassade. Dat is alleen nodig als het bestemmingsland niet bij het verdrag is aangesloten.

Hoeveel kost een apostille in Nederland?

De kosten hangen af van de route die je kiest. Wil je het hele traject uit handen geven, inclusief aanvraag bij de rechtbank en verzekerde retourzending? Bij Ecrivus betaal je €149 voor de volledige apostilleservice. Heb je daarnaast een beëdigde vertaling nodig, dan geldt een tarief vanaf €59 per pagina.

Welke landen zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag?

Meer dan 120 landen zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag van Den Haag (1961), waaronder alle EU-landen, de Verenigde Staten, Australië, Japan en Brazilië. De volledige lijst staat op de website van de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht (HCCH).

Kan een notaris een apostille afgeven?

Nee. In Nederland geeft alleen de rechtbank apostilles af. Een notaris kan wel een handtekening legaliseren, maar dat is iets anders dan een apostille plaatsen. Voor een apostille op een notariële akte breng je de akte naar de rechtbank.

Hoe lang is een apostille geldig?

Een apostille heeft geen vervaldatum. De apostille zelf blijft geldig. Maar het onderliggende document kan wél een beperkte geldigheid hebben. Een VOG wordt bijvoorbeeld door veel instanties niet meer geaccepteerd als deze ouder is dan drie tot zes maanden. Controleer altijd bij de ontvangende instantie welke eisen er gelden voor het document zelf.