Hoe ziet een apostille eruit? Stempel, velden en voorbeeld

€ 5,- korting?

Kortingscode: KORTING

beëdigde vertalingen

Bestel nu

Hoe ziet een apostille eruit?

Je hebt een document nodig voor het buitenland en de ontvangende instantie vraagt om een apostille. Maar wat is dat eigenlijk, zo'n apostille? En hoe herken je er een op je document? In dit stuk laten we zien wat een apostille precies is, welke velden erop staan en hoe de Nederlandse variant eruitziet.

Een apostille is een vierkante stempel of sticker die de rechtbank op je officiële document plaatst. Bovenaan staat altijd dezelfde Franstalige koptekst: Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961). Die verwijzing naar het Apostilleverdrag van Den Haag uit 1961 maakt het document herkenbaar voor overheden in meer dan 120 aangesloten landen.

De tien vaste velden op een apostille

Elke apostille ter wereld heeft dezelfde opbouw. Het Apostilleverdrag schrijft tien genummerde velden voor, zodat ambtenaren in elk verdragsland de stempel direct kunnen lezen en controleren:

• 1. Land: het land dat de apostille afgeeft (bijvoorbeeld The Netherlands).
• 2. Ondertekend door: de naam van de persoon die het originele document heeft ondertekend.
• 3. Hoedanigheid: de functie van die ondertekenaar (ambtenaar van de burgerlijke stand, notaris, griffier).
• 4. Zegel/stempel: vermelding van het zegel of de stempel op het originele document.
• 5. Plaats: waar de apostille is afgegeven (bijvoorbeeld Amsterdam of Den Haag).
• 6. Datum: de datum van afgifte.
• 7. Door wie: de instantie die de apostille afgeeft, in Nederland altijd de rechtbank.
• 8. Nummer: een uniek volgnummer waarmee de apostille traceerbaar is.
• 9. Zegel/stempel van de instantie: het fysieke stempel van de rechtbank zelf.
• 10. Handtekening: de handtekening van de medewerker van de rechtbank.

Die vaste structuur is het hele punt van het verdrag: of je nu in Tokio, Buenos Aires of Berlijn staat, de ontvangende ambtenaar weet precies waar welke informatie te vinden is.

De Nederlandse apostille: sticker van de rechtbank

In Nederland is de apostille een sticker die de griffie van de rechtbank op je originele document plakt. Op de sticker staan de tien velden, het stempel van de rechtbank en een handtekening van een medewerker. De sticker wordt direct op het document geplaatst of op een daaraan gehecht blad. Volgens NederlandWereldwijd (Rijksoverheid) wordt een apostille alleen afgegeven op openbare documenten: akten van de burgerlijke stand, notariële akten, VOG's, diploma's en KvK-uittreksels.

Privédocumenten zoals arbeidscontracten, loonstrookjes of bankafschriften zijn geen openbare akten. Die komen niet in aanmerking voor een apostille. Moet je zo'n document toch in het buitenland gebruiken, dan volstaat vaak een beëdigde vertaling met eventueel legalisatie van de handtekening bij de gemeente.

Verschil tussen apostille en legalisatie

Een apostille is een vereenvoudigde vorm van legalisatie. Met één stempel bij de rechtbank is je document klaar voor gebruik in alle verdragslanden. Bij reguliere legalisatie (voor landen buiten het verdrag) moet je document langs drie instanties: de rechtbank, het ministerie van Buitenlandse Zaken (CDC) en de ambassade of het consulaat van het bestemmingsland.

Het verschil zit dus in het aantal stappen. Met een apostille bespaar je twee tussenstappen. Meer hierover lees je in ons artikel over het verschil tussen apostille en legalisatie.

Welke documenten krijgen een apostille?

De rechtbank plaatst een apostille op openbare documenten die zijn afgegeven door een Nederlandse overheidsinstantie, notaris of gerechtsdeurwaarder. De meest voorkomende documenten:

• Geboorteakten, huwelijksakten en overlijdensakten (gemeente)
• Uittreksels uit de Basisregistratie Personen (BRP)
• Diploma's en cijferlijsten (DUO of de onderwijsinstelling)
• Verklaringen Omtrent het Gedrag (VOG, afgegeven door Justis)
• KvK-uittreksels (Kamer van Koophandel)
• Notariële akten
• Beëdigde vertalingen (opgesteld door een vertaler die is ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers)

Heb je naast een apostille ook een beëdigde vertaling nodig?

De apostille bevestigt de echtheid van je document, maar zegt niets over de taal. Vraagt de buitenlandse instantie om een vertaling, dan moet die in de regel beëdigd zijn: gemaakt door een vertaler die staat ingeschreven bij de Raad voor Rechtsbijstand in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv), voorzien van stempel, handtekening en beëdigingsverklaring.

Bij Ecrivus kun je een beëdigde vertaling bestellen vanaf €59 per pagina, inclusief stempel, handtekening en beëdigingsverklaring van de beëdigd vertaler. Heb je ook een apostille nodig? Wij regelen de aanvraag bij de rechtbank en sturen het complete pakket verzekerd naar je terug.

Veelgestelde vragen over het uiterlijk van een apostille

Hoe ziet een Nederlandse apostille eruit?

Een Nederlandse apostille is een vierkante sticker die de griffie van de rechtbank op je document plakt. Op de sticker staan tien genummerde velden met onder meer het land van afgifte, de naam en functie van de ondertekenaar van het originele document, de datum, een uniek volgnummer en het stempel plus de handtekening van de rechtbank. Bovenaan staat de Franstalige koptekst Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961).

Hoe ziet een gelegaliseerd document eruit?

Bij legalisatie via een apostille krijgt je document een vierkante sticker of stempel met de tien standaardvelden van het Apostilleverdrag. Bij reguliere legalisatie (voor landen buiten het verdrag) worden er meerdere stempels op je document geplaatst: van de rechtbank, het ministerie van Buitenlandse Zaken en de ambassade van het bestemmingsland.

Waar kan ik een apostille stempel krijgen?

In Nederland kun je een apostille aanvragen bij de griffie van elke rechtbank. Je brengt het originele document langs en krijgt de sticker meestal dezelfde dag mee. Iemand anders mag het document ook namens jou aanbieden, daar is geen machtiging voor nodig. Wil je het niet zelf regelen? Bestel de apostille-service bij Ecrivus: wij handelen de aanvraag af bij de rechtbank en sturen het document met Track & Trace naar je terug.

Wat kost een apostille?

Laat je de apostille regelen door Ecrivus, dan betaal je €149 voor de volledige service: controle, aanvraag bij de rechtbank en verzekerde retourzending. Heb je meerdere documenten? Vraag een prijs op maat aan.

Kan ik zelf zien of een apostille geldig is?

Ja. Controleer of de sticker de tien genummerde velden bevat, of er een stempel en handtekening van de rechtbank op staan en of het unieke volgnummer overeenkomt met het register van de uitgevende rechtbank. Twijfel je over de echtheid? Neem contact op met de rechtbank die de apostille heeft geplaatst.

Is een apostille in elk land hetzelfde?

De opbouw is overal gelijk: tien genummerde velden met dezelfde Franstalige koptekst. Het uiterlijk kan per land verschillen: sommige landen gebruiken een sticker, andere een stempel of een los bijgevoegd blad. De inhoud en de juridische waarde zijn identiek.