Apostille of legalisatie: wat is het verschil en wanneer heb je welke nodig?

€ 5,- korting?

Kortingscode: KORTING

beëdigde vertalingen

Bestel nu

Je document moet gelegaliseerd worden, maar hoe?

Je hebt een geboorteakte, diploma of huwelijksakte nodig voor een instantie in het buitenland. De ontvangende partij vraagt om legalisatie. Je gaat zoeken en stuit op twee termen: apostille en legalisatie. Twee woorden, ogenschijnlijk hetzelfde doel, maar in de praktijk een wereld van verschil. Welke van de twee heb je nodig? Dat hangt af van het land waar je je document wilt gebruiken.

In dit overzicht lees je precies wat een apostille is, wat legalisatie inhoudt, wanneer je welke route volgt en wat Ecrivus Multimedia daarbij voor je kan regelen.

Wat is een apostille?

Een apostille is een stempel of sticker die de rechtbank op een officieel Nederlands document plaatst. De apostille bevestigt dat het document echt is en dat de handtekening erop klopt. Landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag van Den Haag (1961) accepteren een document met apostille zonder verdere legalisatie.

Het Apostilleverdrag telt inmiddels meer dan 120 aangesloten landen, waaronder alle EU-lidstaten, de Verenigde Staten, Australië, Japan en veel Zuid-Amerikaanse landen. Voor documenten die je naar een van deze landen stuurt, volstaat een apostille.

Wat is legalisatie?

Legalisatie is het langere alternatief. Als het land waar je je document wilt gebruiken niet is aangesloten bij het Apostilleverdrag, moet je document een legalisatieketen doorlopen. Dat betekent dat meerdere instanties achtereenvolgens de echtheid bevestigen:

• De rechtbank legaliseert de handtekening op het document.
• Het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag bevestigt de legalisatie van de rechtbank.
• De ambassade of het consulaat van het bestemmingsland in Nederland zet de laatste legalisatie.

Pas na deze drie stappen is je document officieel bruikbaar in het bestemmingsland. Landen als China, de Verenigde Arabische Emiraten en Canada (voor bepaalde documenten) vereisen deze volledige legalisatie.

Het verschil tussen apostille en legalisatie op een rij

De kern: een apostille is een vereenvoudigde, verkorte vorm van legalisatie. Legalisatie is het volledige, meerstappige proces. Hieronder de verschillen:

• Aantal stappen: een apostille is één stempel bij de rechtbank. Legalisatie doorloopt drie instanties (rechtbank, ministerie, ambassade).
• Geldigheid: een apostille werkt in alle landen van het Apostilleverdrag (120+). Legalisatie is nodig voor landen buiten dat verdrag.
• Doorlooptijd: een apostille is meestal binnen enkele dagen geregeld. Volledige legalisatie kan weken duren, afhankelijk van de ambassade.
• Kosten: een apostille bij de rechtbank kost €27 aan griffierechten. Bij volledige legalisatie komen daar kosten van het ministerie en de ambassade bovenop.

Hoe weet je of je een apostille of legalisatie nodig hebt?

De eerste stap is altijd: check of het bestemmingsland is aangesloten bij het Apostilleverdrag van Den Haag (1961). Is het land aangesloten? Dan volstaat een apostille. Is het land niet aangesloten? Dan heb je de volledige legalisatieketen nodig.

Twijfel je? Vraag het na bij de ontvangende instantie in het buitenland. Zij weten precies welke vorm van legalisatie zij accepteren. Ook het Ministerie van Buitenlandse Zaken biedt per land een overzicht van de vereisten.

Welke documenten komen in aanmerking?

Zowel voor een apostille als voor legalisatie komen officiële Nederlandse documenten in aanmerking. Denk aan:

• Geboorteakten, huwelijksakten en overlijdensakten (afgegeven door de gemeente)
• Diploma's en cijferlijsten (van onderwijsinstellingen)
• Uittreksels uit de Basisregistratie Personen (BRP)
• Verklaringen Omtrent het Gedrag (VOG, afgegeven door Justis)
• Notariële akten en KvK-uittreksels

Particuliere documenten, zoals een eigen vertaling of een brief, kun je niet laten apostilleren of legaliseren. Die moeten eerst door een bevoegde instantie zijn afgegeven of door een notaris zijn gewaarmerkt.

Heb je naast legalisatie ook een beëdigde vertaling nodig?

In veel gevallen wel. De ontvangende instantie in het buitenland wil je document niet alleen gelegaliseerd, maar ook vertaald zien in de taal van dat land, of in het Engels. Die vertaling moet dan gemaakt zijn door een beëdigd vertaler die is ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv).

Bij Ecrivus Multimedia kun je de beëdigde vertaling en de apostille in één bestelling combineren. De vertaling start vanaf €59 per pagina, inclusief stempel, handtekening en beëdigingsverklaring van de beëdigd vertaler. De apostille regel je er als optie bij.

Veelgestelde vragen over apostille en legalisatie

Is een apostille hetzelfde als legalisatie?

Niet helemaal. Een apostille is een verkorte vorm van legalisatie, bedoeld voor landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag van Den Haag (1961). Volledige legalisatie is een meerstappenproces via de rechtbank, het Ministerie van Buitenlandse Zaken en de ambassade, en geldt voor landen buiten dat verdrag.

Wat kost een apostille?

De griffierechten bij de rechtbank bedragen €27. Laat je de apostille door Ecrivus regelen als onderdeel van een vertaal- en legalisatiepakket, dan is de service inbegrepen in de totaalprijs. Neem contact op voor een prijs op maat.

Hoe lang duurt het om een apostille of legalisatie te krijgen?

Een apostille is doorgaans binnen enkele werkdagen geregeld. Volledige legalisatie duurt langer, soms enkele weken, omdat je document langs drie instanties moet. De doorlooptijd bij ambassades verschilt per land.

Waar vraag ik een apostille aan?

Bij de rechtbank. In Nederland kun je bij elke rechtbank terecht voor een apostille op officiële documenten. Je kunt het zelf doen, of Ecrivus de aanvraag en afhandeling laten verzorgen.

Welke landen accepteren een apostille?

Alle landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag van Den Haag (1961), inmiddels ruim 120 landen. De volledige lijst staat op de website van de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht (HCCH). Bekende voorbeelden: Duitsland, Frankrijk, Spanje, de Verenigde Staten, Australië en Japan.

Kan Ecrivus de apostille of legalisatie voor mij regelen?

Ja. Ecrivus verzorgt de volledige afhandeling: van beëdigde vertaling tot apostille bij de rechtbank, met verzekerde retourzending en Track & Trace. Voor legalisatie via het ministerie en de ambassade kun je contact opnemen voor de mogelijkheden.