Documenten legaliseren: waar en hoe regel je het?

€ 5,- korting?

Kortingscode: KORTING

beëdigde vertalingen

Bestel nu

Documenten legaliseren: wanneer en waarom is het nodig?

Je hebt een geboorteakte, diploma of huwelijksakte nodig voor het buitenland. De ontvangende instantie accepteert het document niet zomaar, want hoe weten zij dat het echt is? Daarom moet je het document laten legaliseren. Documenten legaliseren betekent dat een bevoegde instantie bevestigt dat het document authentiek is en dat de handtekening of het stempel erop geldig is. Zonder die bevestiging wijst de buitenlandse overheid je aanvraag af.

In Nederland zijn er verschillende instanties waar je terecht kunt, afhankelijk van het type document en het land waar je het wilt gebruiken. Hieronder lees je precies waar je moet zijn, wat het verschil is tussen een apostille en een volledige legalisatie, en wat het kost.

Wat is het verschil tussen legalisatie en een apostille?

De termen legalisatie en apostille worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze zijn niet hetzelfde. Een apostille is een vereenvoudigde vorm van legalisatie, vastgelegd in het Apostilleverdrag van Den Haag uit 1961. Is het ontvangende land aangesloten bij dit verdrag? Dan volstaat een apostille: een stempel of bijlage die de rechtbank op je document plaatst. Ruim 120 landen accepteren een apostille, waaronder Duitsland, Spanje, de Verenigde Staten en Australië.

Is het land niet aangesloten bij het Apostilleverdrag? Dan heb je een volledige legalisatie nodig. Dat is een uitgebreider proces waarbij je document eerst naar het Consulair Dienstencentrum (CDC) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken gaat, en daarna vaak nog naar de ambassade of het consulaat van het bestemmingsland. Landen als China, Canada en de Emiraten vereisen deze route.

Waar kun je documenten legaliseren in Nederland?

Dat hangt af van het type document en het bestemmingsland. Dit zijn de belangrijkste instanties:

De rechtbank (apostille of legalisatie)

Voor de meeste officiële Nederlandse documenten, zoals geboorteaktes, huwelijksaktes, uittreksels en notariële aktes, ga je naar de rechtbank. De rechtbank plaatst een apostille (voor verdragslanden) of legaliseert het document uit naam van de president van de rechtbank (voor niet-verdragslanden, als tussenstap). Je kunt terecht bij elke rechtbank in Nederland, niet alleen die in je eigen regio.

Het Consulair Dienstencentrum (CDC)

Het CDC, onderdeel van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, is de instantie voor volledige legalisatie van Nederlandse documenten die naar niet-verdragslanden moeten. Het CDC verifieert de handtekening van de rechtbank en voegt een eigen legalisatie toe. Daarna moet het document vaak nog naar de ambassade van het bestemmingsland.

DUO (diploma's en onderwijsdocumenten)

Heb je een Nederlands diploma nodig voor het buitenland? Dan start het legalisatieproces bij DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs). DUO bevestigt de echtheid van je diploma, waarna je alsnog naar de rechtbank of het CDC gaat voor de apostille of verdere legalisatie.

De gemeente (handtekening legaliseren)

Bij de gemeente kun je een handtekening laten legaliseren. Dat is iets anders dan documentlegalisatie: de gemeente bevestigt dat jij degene bent die het document heeft ondertekend. Voor een kopie van een paspoort of een eigen verklaring (zoals een volmacht) is dit vaak de eerste stap voordat je naar de rechtbank gaat.

Documenten legaliseren: stap voor stap

Het legalisatieproces verschilt per situatie, maar in de meeste gevallen doorloop je deze stappen:

1. Bepaal het bestemmingsland. Is het land aangesloten bij het Apostilleverdrag? Controleer de landenlijst van het Apostilleverdrag.
2. Controleer of je een vertaling nodig hebt. Veel landen eisen naast legalisatie ook een beëdigde vertaling van het document. Een beëdigd vertaler staat ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv), beheerd door de Raad voor Rechtsbijstand.
3. Ga naar de juiste instantie. Verdragsland? Rechtbank voor de apostille. Niet-verdragsland? Rechtbank, dan CDC, dan eventueel ambassade. Diploma? Eerst DUO.
4. Lever het originele document aan. Voor legalisatie heb je altijd het origineel nodig, geen kopie.
5. Ontvang het gelegaliseerde document. De rechtbank of het CDC plaatst de apostille of het legalisatiestempel op het document, waarna het klaar is voor gebruik in het buitenland.

Wat kost het om documenten te legaliseren?

De kosten hangen af van de route die je moet volgen:

• Apostille bij de rechtbank: de kosten per document variëren per rechtbank. Check de website van de Rechtspraak voor actuele tarieven.
• Legalisatie bij het CDC: het Consulair Dienstencentrum rekent een tarief per document. De actuele bedragen staan op NederlandWereldwijd.nl.
• DUO-legalisatie: DUO brengt kosten in rekening voor de diplomaverklaring. Zie duo.nl voor de actuele bedragen.
• Beëdigde vertaling: heb je naast legalisatie ook een vertaling nodig? Bij Ecrivus betaal je vanaf €59 per pagina voor een beëdigde vertaling, inclusief stempel, handtekening en beëdigingsverklaring van de beëdigd vertaler.

Heb je ook een beëdigde vertaling nodig?

In veel gevallen wel. De buitenlandse instantie wil het document niet alleen gelegaliseerd, maar ook vertaald in de taal van het bestemmingsland. Denk aan een geboorteakte die je in het Spaans nodig hebt voor een huwelijk in Spanje, of een diploma in het Engels voor een werkgever in het Verenigd Koninkrijk.

Een beëdigde vertaling is gemaakt door een vertaler die beëdigd is door de rechtbank en ingeschreven staat in het Rbtv. De vertaling krijgt een stempel en een beëdigingsverklaring waarmee de buitenlandse instantie weet dat de vertaling officieel en betrouwbaar is. Ecrivus Multimedia werkt met beëdigde vertalers voor meer dan 40 talen. Heb je naast de vertaling ook een apostille nodig? Dan regelen we dat voor je.

Buitenlandse documenten legaliseren voor gebruik in Nederland

Het werkt ook andersom. Heb je een buitenlands document, zoals een geboorteakte uit Turkije of een diploma uit Marokko, dat je in Nederland wilt gebruiken? Dan moet dat document gelegaliseerd worden door de bevoegde autoriteit in het land van herkomst. Vervolgens moet het bij de Nederlandse ambassade of het consulaat ter plaatse worden geverifieerd. Voor verdragslanden volstaat een apostille van de bevoegde autoriteit in dat land.

De IND, gemeentes en andere Nederlandse instanties eisen daarnaast vrijwel altijd een beëdigde vertaling naar het Nederlands. Op de website van NederlandWereldwijd.nl vind je per land welke stappen nodig zijn.

Veelgestelde vragen over documenten legaliseren

Waar kan ik documenten laten legaliseren?

Dat hangt af van het type document. Voor officiële aktes (geboorteakte, huwelijksakte) ga je naar de rechtbank. Voor diploma's start je bij DUO. Voor documenten naar niet-verdragslanden ga je na de rechtbank ook naar het Consulair Dienstencentrum (CDC) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Een handtekening legaliseren doe je bij de gemeente.

Wat kost het legaliseren van een document?

De kosten variëren per instantie en type legalisatie. De rechtbank, het CDC en DUO hanteren elk eigen tarieven. Heb je daarnaast een beëdigde vertaling nodig? Bij Ecrivus betaal je vanaf €59 per pagina, inclusief stempel en beëdigingsverklaring.

Wat is het verschil tussen legalisatie en een apostille?

Een apostille is een vereenvoudigde legalisatie die geldig is in landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag van Den Haag (1961). Volledige legalisatie is nodig voor landen buiten het verdrag en vereist extra stappen via het CDC en de ambassade van het bestemmingsland.

Hoe kan ik buitenlandse documenten legaliseren voor Nederland?

Een buitenlands document moet gelegaliseerd worden door de autoriteiten in het land van herkomst. Voor verdragslanden volstaat een apostille uit dat land. Vervolgens vraagt de Nederlandse instantie (IND, gemeente) meestal om een beëdigde vertaling naar het Nederlands.

Kan ik online documenten laten legaliseren?

De rechtbank en het CDC werken met fysieke documenten: je moet het origineel opsturen of langsbrengen. Een beëdigde vertaling kun je wel online bestellen. Bij Ecrivus stuur je je document digitaal aan en ontvang je de beëdigde vertaling per post of als gewaarmerkt digitaal exemplaar.

Heb ik een beëdigde vertaling nodig naast legalisatie?

In de meeste gevallen wel. Buitenlandse overheden vragen vrijwel altijd om een vertaling in hun eigen taal, gemaakt door een beëdigd vertaler. Zonder vertaling wordt je gelegaliseerde document niet geaccepteerd. Vraag vooraf bij de ontvangende instantie na welke taal en welke eisen gelden.