Word document vertalen: gratis, met AI of beëdigd?

€ 5,- korting?

Kortingscode: KORTING

beëdigde vertalingen

Bestel nu

Je Word document vertalen: welke methode past bij jouw situatie?

Je hebt een Word-bestand in het Duits, Engels of Spaans en je wilt weten wat erin staat. Of je moet een contract, diploma of geboorteakte in .docx-formaat laten vertalen voor een overheidsinstantie. Twee heel verschillende situaties, en de aanpak verschilt ook. In dit artikel zet je de opties op een rij: van de ingebouwde vertaalfunctie in Microsoft Word tot professionele, beëdigde vertalingen die officieel erkend worden.

Een Word document vertalen via Microsoft Word zelf

Werk je met Microsoft 365 of een recente desktopversie van Word? Dan zit er een vertaalfunctie ingebouwd. Zo gebruik je die:

• Open je document in Word.
• Ga naar het tabblad Controleren.
• Klik op Vertalen en kies Document vertalen.
• Selecteer de brontaal en de doeltaal.
• Word maakt automatisch een nieuw bestand aan met de vertaling.

De vertaling gebruikt Microsoft Translator, een machine-vertaalservice. De opmaak blijft grotendeels intact, al kunnen tabellen en complexe lay-outs soms verschuiven. Voor interne e-mails, notities of een globaal begrip van de inhoud werkt dit prima. Voor teksten die naar een instantie, notaris of rechtbank moeten, is deze methode ongeschikt: er zit geen menselijke controle op de kwaliteit en er is geen juridische status aan verbonden.

Word bestand vertalen met DeepL of Google Translate

Heb je geen Microsoft 365, of wil je een andere vertaaltool proberen? DeepL en Google Translate bieden allebei documentvertaling aan.

DeepL accepteert .docx-bestanden tot 10 MB (gratis) of 20 MB (Pro). Je uploadt het bestand, kiest de doeltaal en krijgt een vertaald Word-document terug met behoud van opmaak. DeepL staat bekend om natuurlijk klinkende vertalingen, vooral voor Europese talen.

Google Translate werkt via het tabblad “Documenten” op translate.google.com. Je uploadt je Word-bestand, selecteert de talen en downloadt het resultaat. Gratis, maar de vertaalkwaliteit is wisselend, vooral bij langere of technische teksten.

Beide tools zijn handig voor een snelle vertaling van je Word document. Maar ook hier geldt: er is geen menselijke controle, geen garantie op correctheid en geen officiële status. Voor een huurcontract dat je globaal wilt begrijpen: prima. Voor een geboortebewijs dat naar de IND moet: niet voldoende.

Wanneer heb je een beëdigde vertaling van je Word document nodig?

Een beëdigde vertaling is nodig zodra een overheidsinstantie, rechtbank, universiteit of immigratiedienst om een officieel vertaald document vraagt. De vertaling wordt dan gemaakt door een vertaler die is ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv), beheerd door de Raad voor Rechtsbijstand. De vertaler plaatst een stempel, handtekening en beëdigingsverklaring op het document. Daarmee heeft de vertaling juridische geldigheid.

Voorbeelden van situaties waarin een beëdigde vertaling vereist is:

• Inschrijving bij een buitenlandse universiteit (diploma, cijferlijst)
• Visumaanvraag of verblijfsvergunning bij de IND
• Huwelijk in het buitenland (geboorteakte, ongehuwdverklaring)
• Werken in het buitenland (arbeidscontract, VOG)
• Juridische procedures (vonnissen, akten, overeenkomsten)

Bij Ecrivus Multimedia kun je je Word document laten vertalen door een beëdigd vertaler, vanaf €59 per pagina. De prijs is afhankelijk van het aantal pagina's en de taalcombinatie. Heb je daarnaast een apostille nodig voor gebruik in het buitenland? Dan regelen we dat erbij via de rechtbank.

Het verschil tussen een machinevertaling en een beëdigde vertaling

Het verschil zit niet alleen in de kwaliteit, maar vooral in de juridische status. Een overzicht:

• Machinevertaling (Word, DeepL, Google Translate): snel, gratis of goedkoop, geen menselijke controle, geen juridische geldigheid. Geschikt voor persoonlijk gebruik en intern begrip.
• Beëdigde vertaling: gemaakt door een Rbtv-geregistreerde vertaler, voorzien van stempel en beëdigingsverklaring, juridisch geldig. Vereist door overheden, rechtbanken en immigratiediensten wereldwijd.

Een machinevertaling van een geboorteakte kun je niet inleveren bij de gemeente of de IND. Die instanties accepteren uitsluitend een beëdigde vertaling. Andersom: voor een e-mail van een buitenlandse leverancier hoef je geen beëdigd vertaler in te schakelen.

Tips bij het vertalen van een Word document

Ongeacht de methode die je kiest, een paar praktische punten:

• Controleer de opmaak na vertaling. Tabellen, kop- en voetteksten en afbeeldingen verschuiven regelmatig bij machinevertalingen. Open het vertaalde bestand en loop het door voordat je het verstuurt.
• Bewaar het origineel. Sla het oorspronkelijke .docx-bestand apart op. Bij een beëdigde vertaling moet het origineel altijd meegestuurd worden.
• Let op vertrouwelijke inhoud. Upload gevoelige documenten (medische dossiers, juridische stukken, financiële gegevens) niet zomaar naar een gratis online vertaaltool. Lees de privacyvoorwaarden, of kies voor een vertaalbureau dat vertrouwelijkheid garandeert.
• Kies de juiste taalrichting. “Word document vertalen naar Engels” levert een ander resultaat dan “vertalen naar het Nederlands”. Controleer of je de juiste bron- en doeltaal hebt ingesteld.

Word document vertalen naar Engels: de meestgevraagde combinatie

Van alle taalcombinaties is Nederlands naar Engels veruit het populairst. Diploma's, arbeidscontracten, uittreksels uit de Basisregistratie Personen en medische verklaringen moeten regelmatig naar het Engels vertaald worden voor gebruik bij buitenlandse werkgevers, universiteiten of immigratiediensten.

Voor persoonlijk gebruik (een brief begrijpen, een artikel lezen) volstaat DeepL of de vertaalfunctie in Word. Moet het document naar een universiteit, werkgever of ambassade? Dan is een beëdigde vertaling de enige optie die geaccepteerd wordt. Ecrivus levert beëdigde vertalingen in meer dan 40 talen, verzorgd door vertalers die in het Rbtv staan ingeschreven.

Veelgestelde vragen over Word documenten vertalen

Kan je een Word document vertalen?

Ja, op meerdere manieren. Microsoft Word heeft een ingebouwde vertaalfunctie via Controleren, Vertalen, Document vertalen. Daarnaast kun je je .docx-bestand uploaden bij DeepL of Google Translate. Voor officiële documenten kun je het bestand laten vertalen door een beëdigd vertaler.

Waar kan ik gratis een Word document vertalen?

Google Translate biedt gratis documentvertaling aan via translate.google.com (tabblad “Documenten”). DeepL heeft een gratis versie voor bestanden tot 10 MB. Microsoft Word bevat een vertaalfunctie als je een Microsoft 365-abonnement hebt. Geen van deze opties levert een juridisch geldige vertaling op.

Welke AI-tool kan Word documenten vertalen?

DeepL, Google Translate en Microsoft Translator zijn de meestgebruikte AI-vertaaltools voor Word-documenten. DeepL behoudt de opmaak het best en levert over het algemeen de meest natuurlijke vertalingen voor Europese talen. Voor Aziatische talen presteert Google Translate vaak beter.

Hoe kan ik officiële documenten laten vertalen?

Officiële documenten (akten, diploma's, contracten) moeten vertaald worden door een beëdigd vertaler die is ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv). Bij Ecrivus kun je je document uploaden en direct een beëdigde vertaling bestellen, vanaf €59 per pagina inclusief stempel, handtekening en beëdigingsverklaring.

Hoe kan ik een document vertalen en legaliseren?

Eerst laat je het document beëdigd vertalen door een Rbtv-geregistreerde vertaler. Vervolgens kun je via de rechtbank een apostille laten plaatsen als het document bestemd is voor een land dat is aangesloten bij het Apostilleverdrag (Verdrag van Den Haag, 1961). Bij Ecrivus kun je de beëdigde vertaling en de apostille in één bestelling combineren.

Blijft de opmaak behouden als ik een Word document vertaal?

Bij de ingebouwde vertaalfunctie van Word en bij DeepL blijft de opmaak grotendeels intact. Complexe lay-outs met tabellen, tekstvakken of afbeeldingen kunnen verschuiven. Controleer het vertaalde bestand altijd voordat je het verstuurt of inlevert.