Gecertificeerde vertaling: wat is het en wanneer heb je het nodig?

€ 5,- korting?

Kortingscode: KORTING

beëdigde vertalingen

Bestel nu

Wat is een gecertificeerde vertaling precies?

Je hebt een vertaling nodig van een officieel document en de ontvangende partij vraagt om een “gecertificeerde vertaling”. Maar wat betekent dat? En is het hetzelfde als een beëdigde vertaling? Het korte antwoord: nee, niet per se. Het langere antwoord hangt af van het land waar je de vertaling moet inleveren en de eisen van de instantie die het document beoordeelt.

Een gecertificeerde vertaling is een vertaling die vergezeld gaat van een verklaring (certificering) waarin de vertaler of het vertaalbureau bevestigt dat de vertaling nauwkeurig en volledig is. Die verklaring bevat doorgaans een handtekening, een datum en soms een stempel. In veel Engelstalige landen, zoals de Verenigde Staten en het Verenigd Koninkrijk, is zo'n “certified translation” de standaard voor officiële documenten. De vertaler hoeft daar niet door een rechtbank beëdigd te zijn.

In Nederland werkt het anders. Hier kennen we het systeem van beëdigde vertalingen: vertalingen gemaakt door een vertaler die is beëdigd door de rechtbank en geregistreerd staat in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv), beheerd door bureau Wbtv. Die vertaler plaatst een stempel, handtekening en beëdigingsverklaring op het document. Dat geeft de vertaling een officiële, juridische status.

Gecertificeerd versus beëdigd: waar zit het verschil?

De verwarring tussen “gecertificeerd” en “beëdigd” komt vaak voort uit de vertaling van het Engelse woord “certified”. In het Engels dekt “certified translation” een breed spectrum: van een vertaling met een eenvoudige accuratesseverklaring tot een vertaling door een door de overheid erkende vertaler. In het Nederlands is de juridische term specifieker.

• Gecertificeerde vertaling: een vertaling met een schriftelijke verklaring dat de inhoud klopt. De vertaler hoeft niet door een rechtbank beëdigd te zijn. Voldoet aan de internationale norm ISO 17100 voor vertaaldiensten.
• Beëdigde vertaling: een vertaling door een vertaler die door de Nederlandse rechtbank is beëdigd en in het Rbtv staat. De vertaling heeft officiële juridische status in Nederland en wordt door overheden, de IND, gemeenten en rechtbanken geaccepteerd.

Wanneer een buitenlandse instantie vraagt om een “certified translation”, bedoelen ze in de meeste gevallen een beëdigde vertaling. Het is daarom verstandig om altijd bij de ontvangende partij na te vragen welk type vertaling ze precies verwachten, voordat je een bestelling plaatst.

Wanneer heb je een gecertificeerde vertaling nodig?

Of je een gecertificeerde of beëdigde vertaling nodig hebt, hangt af van drie factoren: het type document, het land van bestemming en de eisen van de ontvangende instantie.

Situaties waarin een gecertificeerde vertaling volstaat:

• Interne bedrijfsdocumenten voor een buitenlands kantoor
• Academische transcripties voor universiteiten in de VS of het VK die een “certified translation” accepteren
• Persoonlijke correspondentie of niet-juridische documenten

Situaties waarin een beëdigde vertaling vereist is:

• Documenten voor de IND (verblijfsvergunning, visum, naturalisatie)
• Akten van de burgerlijke stand (geboorteakte, huwelijksakte, overlijdensakte) voor gebruik bij een Nederlandse of buitenlandse overheid
• Juridische stukken voor rechtbanken of notarissen
• Diploma's en cijferlijsten voor credential evaluation (Nuffic, IDW)

Bij twijfel: kies voor een beëdigde vertaling. Die wordt vrijwel overal geaccepteerd, ook waar een gecertificeerde vertaling zou volstaan. Andersom geldt dat niet.

Hoe herken je een gecertificeerde of beëdigde vertaling?

Een gecertificeerde vertaling bevat een verklaring van de vertaler of het vertaalbureau, meestal op een apart blad of onderaan het document. In die verklaring staat dat de vertaling een getrouwe weergave is van het origineel, voorzien van de naam van de vertaler, de datum en een handtekening.

Een beëdigde vertaling in Nederland herken je aan drie dingen:

• De stempel van de beëdigd vertaler (met Rbtv-nummer)
• De handtekening van de vertaler
• De beëdigingsverklaring, waarin de vertaler verklaart dat de vertaling een getrouwe weergave is van het origineel

Die combinatie geeft het document juridische geldigheid. Zonder stempel en Rbtv-registratie is een vertaling in Nederland niet “beëdigd” in de wettelijke zin van het woord, ongeacht hoe goed de vertaling inhoudelijk is.

Wat kost een gecertificeerde vertaling?

De kosten hangen af van de lengte van het document, de taalcombinatie en of je een gecertificeerde of beëdigde vertaling nodig hebt. Bij Ecrivus Multimedia betaal je voor een beëdigde vertaling vanaf €59 per pagina, inclusief stempel, handtekening en beëdigingsverklaring van de beëdigd vertaler. Langere documenten kosten meer, omdat de prijs per pagina wordt berekend.

Heb je daarnaast een apostille nodig (bijvoorbeeld voor gebruik in een land dat bij het Apostilleverdrag van Den Haag uit 1961 is aangesloten), dan komt daar een meerprijs bij. Hetzelfde geldt voor spoed of een digitaal exemplaar. Wil je precies weten wat jouw document kost? Vraag een prijs op maat aan.

De rol van ISO 17100 bij gecertificeerde vertalingen

Vertaalbureaus die werken volgens de internationale norm ISO 17100 hanteren een gestandaardiseerd kwaliteitsproces. Deze norm stelt eisen aan de competenties van vertalers, het revisieproces (elke vertaling wordt door een tweede vertaler gecontroleerd) en de projectadministratie. Een vertaling die voldoet aan ISO 17100 mag als “gecertificeerd” worden aangeboden, ook als de vertaler niet beëdigd is.

Voor veel zakelijke en academische toepassingen is dat voldoende. Voor juridische en overheidsdocumenten in Nederland niet: daar is de beëdiging door de rechtbank het criterium, niet de ISO-norm.

Gecertificeerde vertaling voor het buitenland

Ga je een document gebruiken in het buitenland? Dan bepaalt het ontvangende land welk type vertaling wordt geaccepteerd. Enkele voorbeelden:

• Verenigde Staten (USCIS): een “certified translation” met een verklaring van de vertaler volstaat. Beëdiging door een rechtbank is niet vereist.
• Duitsland: een “beglaubigte Übersetzung” door een door de Duitse rechtbank beëdigd vertaler, of een Nederlandse beëdigde vertaling met apostille.
• België: een beëdigde vertaling door een vertaler die bij een Belgische of Nederlandse rechtbank is beëdigd.
• Spanje: een “traducción jurada” door een door het Spaanse ministerie erkende vertaler, of een Nederlandse beëdigde vertaling met apostille.

In alle gevallen geldt: controleer vooraf bij de ontvangende instantie welke vertaling ze accepteren. Ecrivus levert beëdigde vertalingen die in combinatie met een apostille in meer dan 120 landen worden geaccepteerd.

Veelgestelde vragen over gecertificeerde vertalingen

Wat is een gecertificeerde vertaling?

Een gecertificeerde vertaling is een vertaling die vergezeld gaat van een schriftelijke verklaring waarin de vertaler of het vertaalbureau bevestigt dat de vertaling nauwkeurig en volledig is. In Nederland wordt de term vaak verward met een beëdigde vertaling, maar het zijn twee verschillende dingen: een beëdigde vertaling is gemaakt door een door de rechtbank beëdigde vertaler met Rbtv-registratie.

Is een gecertificeerde vertaling hetzelfde als een beëdigde vertaling?

Nee. Een gecertificeerde vertaling bevat een accuratesseverklaring van de vertaler. Een beëdigde vertaling gaat verder: die is gemaakt door een vertaler die door de rechtbank is beëdigd en staat ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers. De beëdigde variant heeft juridische status in Nederland en wordt door overheden geaccepteerd.

Hoe weet ik of een vertaler gecertificeerd of beëdigd is?

In Nederland kun je controleren of een vertaler beëdigd is via het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv), beheerd door bureau Wbtv. Staat de vertaler in dit register, dan is hij of zij beëdigd door de rechtbank. Een “gecertificeerde” vertaler is geen beschermde titel in Nederland.

Hoe kan ik mijn beëdigde vertaling laten legaliseren?

Wil je een beëdigde vertaling gebruiken in een land dat is aangesloten bij het Apostilleverdrag van Den Haag (1961)? Dan heb je een apostille nodig. De rechtbank plaatst deze apostille op de beëdigde vertaling, waarmee de bevoegdheid van de vertaler internationaal wordt bevestigd. Ecrivus kan dit volledige traject voor je regelen.

Wat kost een gecertificeerde vertaling bij Ecrivus?

Bij Ecrivus betaal je voor een beëdigde vertaling vanaf €59 per pagina. Dat is inclusief stempel, handtekening en beëdigingsverklaring van de beëdigd vertaler. De exacte prijs hangt af van de lengte van je document en de taalcombinatie. Apostille, spoed en een digitaal exemplaar zijn optioneel en kosten extra.

Welke documenten worden het vaakst gecertificeerd vertaald?

De meest voorkomende documenten waarvoor een beëdigde (gecertificeerde) vertaling wordt gevraagd zijn geboorteakten, huwelijksakten, diploma's, rijbewijzen, arbeidscontracten en de Verklaring Omtrent het Gedrag. Vrijwel elk officieel document dat je in het buitenland wilt gebruiken, kan een beëdigde vertaling vereisen.