Apostille bij de gemeente aanvragen? Waarom dat niet kan

€ 5,- korting?

Kortingscode: KORTING

beëdigde vertalingen

Bestel nu

Apostille gemeente: een veelvoorkomende verwarring

Je hebt een document nodig voor het buitenland en je hoort dat er een apostille op moet. Je eerste gedachte: even langs de gemeente. Logisch, want bij de gemeente kun je documenten laten legaliseren. Toch zit hier een veelgemaakte denkfout. Een apostille en een legalisatie bij de gemeente zijn twee verschillende dingen, en als je bij het verkeerde loket staat, verlies je tijd die je waarschijnlijk niet hebt.

Wat is een apostille precies?

Een apostille is een verklaring van echtheid op basis van het Apostilleverdrag (Verdrag van Den Haag, 1961). De apostille bevestigt dat een Nederlands document, zoals een geboorteakte, diploma of Verklaring Omtrent het Gedrag, echt is en door een bevoegde instantie is afgegeven. Meer dan 125 landen zijn aangesloten bij dit verdrag. Die landen accepteren een document met apostille zonder verdere legalisatie.

De apostille is een fysieke stempel of gehecht blad met een genummerd veld van tien regels. Daarop staan onder andere het land van herkomst, de naam van de ondertekenaar van het document en de instantie die de apostille heeft geplaatst.

Wie geeft de apostille af?

In Nederland wordt de apostille afgegeven door de rechtbank. Niet door de gemeente, niet door een notaris, en niet door het ministerie (tenzij het gaat om documenten van het ministerie van Buitenlandse Zaken zelf). Voor veruit de meeste documenten, denk aan aktes van de burgerlijke stand, diploma's, uittreksels en de VOG, is de rechtbank het juiste adres.

De rechtbank controleert de handtekening en het stempel op je document, verifieert dat de ondertekenaar bevoegd was, en plaatst vervolgens de apostille. Dat proces duurt meestal een paar werkdagen.

Wat doet de gemeente dan wel?

De gemeente legaliseert handtekeningen. Dat klinkt vergelijkbaar, maar het is iets anders. Bij de gemeente kun je een handtekening op een document laten bevestigen. Dat heet een legalisatie van een handtekening. De ambtenaar controleert je identiteit en bevestigt dat jij degene bent die het document heeft ondertekend.

Deze legalisatie is bedoeld voor particuliere documenten, zoals een machtiging, een eigen verklaring of een toestemmingsformulier. Het gaat om documenten die niet door een officieel orgaan zijn afgegeven, maar door jou persoonlijk zijn ondertekend.

Kort gezegd:

• Apostille (rechtbank): bevestigt de echtheid van een officieel document, afgegeven door een bevoegde instantie
• Legalisatie handtekening (gemeente): bevestigt dat een handtekening op een particulier document van jou is

Welke documenten krijgen een apostille?

De rechtbank plaatst een apostille op documenten die zijn afgegeven door een Nederlandse overheidsinstantie of een bij de rechtbank geregistreerde functionaris. Voorbeelden:

• Geboorteakte, huwelijksakte, overlijdensakte (burgerlijke stand)
• Uittreksel Basisregistratie Personen (BRP) van de gemeente
• Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), afgegeven door Justis
• Diploma's en cijferlijsten van onderwijsinstellingen
• Uittreksel KvK (Kamer van Koophandel)
• Notariële aktes
• Beëdigde vertalingen, gemaakt door een vertaler die is ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv)

Gemeente-documenten zoals een BRP-uittreksel worden wél door de gemeente afgegeven, maar de apostille erop wordt alsnog door de rechtbank geplaatst. Dat is het punt waar de verwarring vaak ontstaat.

En als het land niet bij het Apostilleverdrag is aangesloten?

Voor landen die niet zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag van 1961 geldt een uitgebreidere procedure: legalisatie via het ministerie van Buitenlandse Zaken en eventueel de ambassade of het consulaat van het bestemmingsland. Dit wordt ook wel de “legalisatieketen” genoemd. In dat geval is de apostille niet voldoende en heb je een volledige legalisatie nodig.

Niet zeker of jouw bestemmingsland bij het verdrag is aangesloten? Op de website van de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht (HCCH) vind je de volledige lijst van aangesloten landen.

Heb je naast de apostille ook een beëdigde vertaling nodig?

In veel gevallen wel. De buitenlandse instantie die je document ontvangt, vraagt vaak om een vertaling in de lokale taal of in het Engels. Die vertaling moet dan beëdigd zijn: gemaakt door een vertaler die is ingeschreven in het Rbtv (Register beëdigde tolken en vertalers, beheerd door de Raad voor Rechtsbijstand). Op de beëdigde vertaling kan de rechtbank vervolgens ook een apostille plaatsen.

Bij Ecrivus kun je beëdigde vertalingen bestellen vanaf €59 per pagina, inclusief stempel, handtekening en beëdigingsverklaring van de beëdigd vertaler. Heb je ook een apostille nodig op de vertaling? Dan regelen we dat erbij.

Apostille regelen zonder zelf naar de rechtbank te gaan

Niet iedereen woont in de buurt van een rechtbank, en niet iedereen heeft zin om een ochtend vrij te nemen voor één stempel. Ecrivus neemt het hele traject over. Je stuurt je originele document op, wij vragen de apostille aan bij de rechtbank en sturen het document met Track & Trace naar je terug. Dat geldt voor de VOG met apostille en het KvK-uittreksel met apostille.

Veelgestelde vragen over de apostille en de gemeente

Kan ik een apostille bij de gemeente aanvragen?

Nee. De gemeente legaliseert handtekeningen op particuliere documenten, maar plaatst geen apostille. De apostille wordt in Nederland afgegeven door de rechtbank, op basis van het Apostilleverdrag van Den Haag (1961).

Wat is het verschil tussen een apostille en een legalisatie bij de gemeente?

Een apostille (rechtbank) bevestigt de echtheid van een officieel document dat is afgegeven door een bevoegde instantie. Een legalisatie bij de gemeente bevestigt dat de handtekening op een particulier document daadwerkelijk van jou is. Het zijn twee aparte procedures bij twee verschillende loketten.

Wat kost een apostille bij de rechtbank?

Wil je het zelf regelen, dan betaal je bij de rechtbank griffierechten. Laat je het door Ecrivus doen, dan betaal je €149 voor de volledige service: controle van je document, aanvraag bij de rechtbank en retourzending met Track & Trace.

Heb ik een apostille nodig op mijn BRP-uittreksel van de gemeente?

Als je je BRP-uittreksel in het buitenland wilt gebruiken en het bestemmingsland is aangesloten bij het Apostilleverdrag, dan heb je een apostille nodig. Het uittreksel wordt door de gemeente afgegeven, maar de apostille erop wordt door de rechtbank geplaatst.

Hoe lang duurt het om een apostille te krijgen?

Bij de rechtbank zelf duurt het meestal een paar werkdagen. Via Ecrivus ontvang je het document inclusief apostille doorgaans binnen een week, afhankelijk van de drukte bij de rechtbank. Heb je haast? Neem contact op voor spoedopties.

Kan ik een apostille krijgen op een document dat ik zelf heb geschreven?

Nee. De apostille is bedoeld voor documenten die zijn afgegeven door een bevoegde instantie, zoals de burgerlijke stand, Justis of een onderwijsinstelling. Op een particulier document kun je wel je handtekening laten legaliseren bij de gemeente, maar dat is geen apostille.