Beëdigde vertaling geldigheid: hoe lang is je vertaling geldig?

€ 5,- korting?

Kortingscode: KORTING

beëdigde vertalingen

Bestel nu

Heeft een beëdigde vertaling een vervaldatum?

Je hebt je geboorteakte, diploma of huwelijksakte beëdigd laten vertalen. Het document ligt klaar in de la. Maar dan, een paar maanden of jaren later, heb je de vertaling opnieuw nodig voor een visumaanvraag of een buitenlandse werkgever. De vraag die dan opkomt: is mijn beëdigde vertaling nog geldig?

Het korte antwoord: een beëdigde vertaling heeft geen wettelijke vervaldatum. Er staat nergens in de Nederlandse wet dat zo'n vertaling na een bepaalde periode verloopt. Maar dat betekent niet dat elke instantie je vertaling zonder meer accepteert, ongeacht hoe oud die is. In de praktijk hangt de geldigheid af van de eisen van de ontvangende partij en van de vraag of het originele document nog actueel is.

Waarom er geen wettelijke geldigheidstermijn bestaat

Een beëdigde vertaling is gemaakt door een vertaler die is ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv), beheerd door de Raad voor Rechtsbijstand. De vertaler legt een eed of belofte af bij de rechtbank en zet een stempel plus handtekening op de vertaling. Die beëdiging bevestigt dat de vertaling een getrouwe weergave is van het origineel op het moment van vertalen.

Omdat de vertaling een feitelijke weergave is van een specifiek brondocument, verandert de inhoud niet met de tijd. Een geboorteakte van 2019, beëdigd vertaald in 2020, bevat in 2026 nog steeds dezelfde informatie. Daarom kent de Nederlandse wetgeving, inclusief de Wet beëdigde tolken en vertalers (Wbtv), geen vervalregeling voor beëdigde vertalingen.

Wanneer een instantie toch een recente vertaling vraagt

Hoewel er juridisch geen vervaldatum is, stellen sommige instanties eigen eisen aan de ouderdom van documenten. Dat geldt niet alleen voor de vertaling, maar vooral voor het brondocument zelf. Een paar voorbeelden:

• De IND (Immigratie- en Naturalisatiedienst) vraagt bij verblijfsaanvragen soms om documenten die niet ouder zijn dan zes maanden. Is je brondocument te oud, dan moet je een nieuw origineel opvragen en dat opnieuw laten vertalen.
• Buitenlandse ambassades en consulaten hanteren eigen termijnen. Sommige accepteren een vertaling van vijf jaar oud, andere willen dat alles recenter is dan drie maanden.
• Universiteiten en werkgevers in het buitenland hebben wisselende eisen. Sommige kijken naar de datum op de vertaling, andere alleen naar het brondocument.

Controleer daarom altijd vooraf bij de ontvangende instantie welke eisen zij stellen. Zo voorkom je dat je op het laatste moment een nieuwe vertaling moet laten maken.

Het brondocument verandert: wat dan?

Stel dat je een uittreksel uit de Basisregistratie Personen (BRP) hebt laten vertalen, en je verhuist daarna naar een ander adres. De vertaling klopt dan niet meer met de werkelijkheid, want het origineel is achterhaald. In dat geval heb je een nieuw uittreksel nodig van je gemeente, met het actuele adres, en daar hoort een nieuwe beëdigde vertaling bij.

Hetzelfde geldt voor documenten die van nature veranderen, zoals een uittreksel van de Kamer van Koophandel (KvK) na een bestuurswisseling, of een VOG die ouder is dan de door een werkgever gestelde termijn. De vertaling zelf is niet “verlopen”, maar het brondocument dat eronder ligt is niet meer actueel.

Documenten die inhoudelijk niet veranderen (een geboorteakte, een diploma, een huwelijksakte) behouden hun geldigheid als vertaling in principe onbeperkt, tenzij de ontvangende instantie er anders over denkt.

Apostille en legalisatie: eigen geldigheidseisen

Heb je naast de beëdigde vertaling ook een apostille of legalisatie nodig? Dan gelden er soms aanvullende termijnen. Een apostille, afgegeven door de rechtbank op grond van het Apostilleverdrag van Den Haag (1961), heeft in Nederland zelf geen vervaldatum. Maar het land waar je de apostille indient, kan eisen dat die niet ouder is dan een bepaalde periode.

Italië vraagt bijvoorbeeld regelmatig om documenten met een apostille die niet ouder is dan zes maanden. Duitsland is over het algemeen soepeler. Het verschilt per land, per procedure en soms per gemeente of instantie binnen dat land. Neem bij twijfel contact op met de ambassade of het consulaat van het betreffende land.

Beëdigde vertaling geldigheid per documenttype

De praktijk verschilt per type document. Een overzicht:

• Geboorteakte, huwelijksakte, overlijdensakte: veranderen inhoudelijk niet. Vertaling blijft in principe onbeperkt geldig. Sommige instanties vragen om een recent uittreksel uit de burgerlijke stand in plaats van een kopie van het originele boekje.
• Diploma en cijferlijst: inhoud verandert niet na uitgifte. Vertaling blijft geldig. Let op: sommige buitenlandse universiteiten vragen om een gelegaliseerde of geapostilleerde versie.
• Uittreksel BRP of KvK: bevat persoonsgegevens of bedrijfsgegevens die kunnen wijzigen. Instanties vragen vaak om een exemplaar dat niet ouder is dan drie tot zes maanden.
• VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag): Justis geeft de VOG af. De geldigheid hangt af van de eisen van de werkgever of instantie, niet van de vertaling zelf.
• Medisch dossier of rapport: kan verouderen als de medische situatie verandert. De vertaling klopt nog, maar het rapport wellicht niet meer.

Wanneer je beter een nieuwe vertaling kunt laten maken

In een aantal situaties is het verstandig om een nieuwe beëdigde vertaling te laten maken, ook als de oude technisch gezien niet verlopen is:

• Het brondocument is vervangen door een nieuwere versie (nieuw uittreksel, bijgewerkte akte).
• De ontvangende instantie eist expliciet een vertaling die niet ouder is dan een bepaalde termijn.
• Je hebt het document in een andere taalrichting nodig dan eerder (bijvoorbeeld nu naar het Duits in plaats van het Engels).
• De beëdigd vertaler die destijds de vertaling maakte, is niet meer ingeschreven in het Rbtv, en de instantie vraagt om verificatie. (In de praktijk komt dit zelden voor.)

Bij Ecrivus kun je snel een nieuwe beëdigde vertaling laten maken. Tarieven starten vanaf €59 per pagina, inclusief de stempel, handtekening en beëdigingsverklaring van de beëdigd vertaler. Heb je ook een apostille op je beëdigde vertaling nodig? Die regelen we erbij.

Checklist: is mijn beëdigde vertaling nog bruikbaar?

• Is het brondocument nog actueel en ongewijzigd? Zo ja, dan is de vertaling in principe nog geldig.
• Stelt de ontvangende instantie een maximale ouderdom? Controleer dit altijd vooraf.
• Heb je een apostille nodig? Check of het ontvangende land een maximale ouderdom voor de apostille hanteert.
• Is de vertaling fysiek in goede staat (geen ontbrekende pagina's, leesbare stempel)? Een beschadigde vertaling kan worden geweigerd.

Veelgestelde vragen over de geldigheid van een beëdigde vertaling

Hoe lang is een beëdigde vertaling geldig?

Een beëdigde vertaling heeft geen wettelijke vervaldatum in Nederland. De vertaling blijft een getrouwe weergave van het origineel op het moment van vertalen. Of een instantie de vertaling nog accepteert, hangt af van hun eigen eisen en van de actualiteit van het brondocument.

Kan een beëdigde vertaling verlopen?

Juridisch niet, maar in de praktijk kan een ontvangende instantie (ambassade, IND, universiteit) eisen dat de vertaling niet ouder is dan een bepaalde periode. Neem vooraf contact op met de instantie om dit te verifiëren.

Moet ik mijn beëdigde vertaling opnieuw laten maken als het origineel verandert?

Ja. Als het brondocument is bijgewerkt (nieuw adres op een BRP-uittreksel, bestuurswisseling bij een KvK-uittreksel), dan klopt de oude vertaling niet meer met het huidige origineel. Je hebt dan een nieuwe beëdigde vertaling van het bijgewerkte document nodig.

Accepteert elke instantie een beëdigde vertaling ongeacht de leeftijd?

Nee. Elke instantie bepaalt zelf welke eisen zij stelt. De IND, buitenlandse ambassades en universiteiten hanteren eigen termijnen. Vraag dit altijd na voordat je een vertaling indient.

Wat kost een nieuwe beëdigde vertaling?

Bij Ecrivus starten de tarieven vanaf €59 per pagina, inclusief stempel, handtekening en beëdigingsverklaring van de beëdigd vertaler. Heb je spoed of een apostille nodig? Vraag een prijs op maat aan.

Heeft een apostille op een beëdigde vertaling een vervaldatum?

In Nederland heeft een apostille geen wettelijke vervaldatum. Maar het land waar je de apostille indient, kan eisen dat deze niet ouder is dan drie tot zes maanden. Controleer dit bij de ambassade of het consulaat van het betreffende land.