Gewaarmerkte vertaling: wat is het en wanneer heb je die nodig?

€ 5,- korting?

Kortingscode: KORTING

beëdigde vertalingen

Bestel nu

Je document moet gewaarmerkt vertaald worden, maar wat betekent dat?

Een buitenlandse instantie, universiteit of werkgever vraagt om een gewaarmerkte vertaling van je document. Je zoekt het op, en ineens kom je termen tegen als “beëdigd”, “gecertificeerd”, “gelegaliseerd” en “gewaarmerkt”. Vier woorden die allemaal net iets anders lijken te betekenen, maar soms door elkaar worden gebruikt.

In Nederland is een gewaarmerkte vertaling in de praktijk hetzelfde als een beëdigde vertaling. De vertaler die het document vertaalt, is door de rechtbank beëdigd en staat ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv), beheerd door de Raad voor Rechtsbijstand. Na het vertalen voegt deze vertaler een verklaring toe met stempel en handtekening. Dat “waarmerken” maakt de vertaling officieel en juridisch geldig.

Hieronder lees je precies wat een gewaarmerkte vertaling inhoudt, wanneer je er een nodig hebt en hoe je die regelt.

Wat is een gewaarmerkte vertaling precies?

Een gewaarmerkte vertaling is een vertaling die is voorzien van een verklaring, stempel en handtekening van een beëdigd vertaler. De Wet beëdigde tolken en vertalers (Wbtv) regelt wie zich beëdigd vertaler mag noemen. Alleen vertalers die aan de kwaliteitseisen voldoen en zijn ingeschreven in het Rbtv, mogen een vertaling waarmerken.

Het Bureau Wbtv (onderdeel van de Raad voor Rechtsbijstand) heeft in een advies verduidelijkt dat een gewaarmerkte vertaling en een beëdigde vertaling in feite synoniemen zijn. De minister van Justitie en Veiligheid heeft dit bevestigd: een gewaarmerkte vertaling is een vertaling die is voorzien van kenmerken en metadata waarmee de identiteit van de beëdigd vertaler kan worden vastgesteld.

Concreet herken je een gewaarmerkte vertaling aan drie kenmerken:

• Een schriftelijke verklaring van de beëdigd vertaler dat de vertaling het originele document correct en volledig weergeeft
• De handtekening van de vertaler
• Een officiële stempel met het Rbtv-registratienummer

Verschil tussen gewaarmerkt, beëdigd en gecertificeerd

De verwarring is begrijpelijk, want de termen worden online kriskras gebruikt. Hier de korte versie:

• Gewaarmerkte vertaling = beëdigde vertaling. Dezelfde vertaler, dezelfde verklaring, dezelfde juridische status. “Gewaarmerkt” verwijst naar het waarmerken met stempel en handtekening.
• Beëdigde vertaling = gewaarmerkte vertaling. De term verwijst naar het feit dat de vertaler is beëdigd door de rechtbank. In Nederland de standaardterm.
• Gecertificeerde vertaling = een vertaling met een certificaat van het vertaalbureau. Dit is niet hetzelfde als een beëdigde vertaling. Een gecertificeerde vertaling wordt niet altijd geaccepteerd door overheden en rechtbanken die specifiek om een beëdigde vertaling vragen.

Vraagt een instantie om een “gewaarmerkte” of “beëdigde” vertaling? Dan heb je een vertaler nodig die in het Rbtv staat. Vraagt men om een “gecertificeerde” vertaling? Controleer dan bij de instantie of een beëdigde vertaling wordt bedoeld, want in het Nederlands worden de termen soms verwisseld.

Wanneer heb je een gewaarmerkte vertaling nodig?

Niet elk vertaald document hoeft gewaarmerkt te zijn. Voor een interne e-mail of een recept uit een Italiaans kookboek volstaat een gewone vertaling. Maar zodra een overheidsinstantie, rechtbank, notaris of officieel orgaan om een vertaling vraagt, is de kans groot dat het een gewaarmerkte vertaling moet zijn.

De meest voorkomende situaties:

• Immigratie en verblijfsvergunning: de IND vraagt bij gezinshereniging, naturalisatie of een verblijfsaanvraag vrijwel altijd om beëdigde vertalingen van geboorteakten, huwelijksakten en identiteitsdocumenten.
• Studie in het buitenland: universiteiten eisen gewaarmerkte vertalingen van diploma's, cijferlijsten en soms motivatiebrieven.
• Werken over de grens: werkgevers en overheidsinstanties in landen als Duitsland, België en het Verenigd Koninkrijk vragen om beëdigde vertalingen van arbeidscontracten, loonstroken of een Verklaring Omtrent het Gedrag.
• Juridische procedures: rechtbanken in binnen- en buitenland accepteren alleen gewaarmerkte vertalingen van processtukken, vonnissen en notariële akten.
• Burgerlijke stand: gemeenten vragen bij huwelijksvoltrekking met een buitenlandse partner om gewaarmerkte vertalingen van geboorteakten en ongehuwdverklaringen.

Welke documenten worden het vaakst gewaarmerkt vertaald?

Ecrivus vertaalt dagelijks documenten die een gewaarmerkte vertaling nodig hebben. De meest voorkomende:

• Geboorteakten en overlijdensakten
• Huwelijksakten en echtscheidingsvonnissen
• Diploma's en cijferlijsten
• Uittreksels uit het bevolkingsregister
• Verklaringen Omtrent het Gedrag
• Notariële akten (koopakten, volmachten, testamenten)
• KvK-uittreksels en jaarrekeningen
• Medische rapporten en verklaringen

Voor elk van deze documenten geldt: de vertaling wordt gemaakt door een beëdigd vertaler die in het Rbtv staat, en voorzien van de officiële verklaring met stempel en handtekening.

Heb je naast een gewaarmerkte vertaling ook een apostille nodig?

Soms wel. Een gewaarmerkte vertaling bevestigt dat de vertaling correct is. Een apostille bevestigt dat het originele document echt is, een officieel Nederlands document. Dat zijn twee verschillende dingen.

Landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag (Verdrag van Den Haag, 1961) accepteren een apostille als bewijs van echtheid. De apostille wordt geplaatst door de rechtbank, niet door de vertaler. Meer dan 140 landen zijn aangesloten bij dit verdrag.

Of je een apostille nodig hebt naast je gewaarmerkte vertaling, hangt af van de eisen van de ontvangende instantie. Bij twijfel: vraag het na bij de instantie die het document opvraagt. Ecrivus kan zowel de beëdigde vertaling als de apostille voor je regelen.

Hoe herken je een betrouwbare gewaarmerkte vertaling?

Een gewaarmerkte vertaling die aan alle eisen voldoet, bevat de volgende onderdelen:

• De volledige vertaling van het originele document
• Een verklaring van de beëdigd vertaler (in de brontaal of doeltaal, afhankelijk van de eisen)
• De naam en het Rbtv-registratienummer van de vertaler
• De handtekening van de vertaler
• Een stempel
• De datum van de vertaling

Je kunt het Rbtv-nummer controleren in het openbare register van het Bureau Wbtv. Staat de vertaler erin? Dan is de vertaling rechtsgeldig.

Wat kost een gewaarmerkte vertaling?

Bij Ecrivus Multimedia betaal je vanaf €59 per pagina voor een gewaarmerkte vertaling, inclusief de beëdigingsverklaring met stempel en handtekening van de beëdigd vertaler. Langere of complexere documenten (meer pagina's, zeldzamere taalcombinaties) kosten meer. Heb je ook een apostille of legalisatie nodig? Dat is optioneel en wordt apart berekend.

Wil je precies weten wat jouw document kost? Vraag een prijs op maat aan of bestel direct via de webshop.

Veelgestelde vragen over gewaarmerkte vertalingen

Is een gewaarmerkte vertaling hetzelfde als een beëdigde vertaling?

Ja. Het Bureau Wbtv (Raad voor Rechtsbijstand) en het ministerie van Justitie en Veiligheid hebben bevestigd dat de termen synoniemen zijn. Beide verwijzen naar een vertaling die is gemaakt en gewaarmerkt door een vertaler die door de rechtbank is beëdigd en in het Rbtv staat ingeschreven.

Wat is het verschil tussen een gewaarmerkte en een gecertificeerde vertaling?

Een gewaarmerkte (beëdigde) vertaling is gemaakt door een bij de rechtbank beëdigde vertaler en voorzien van diens stempel, handtekening en verklaring. Een gecertificeerde vertaling is voorzien van een certificaat van het vertaalbureau, maar niet per se van een beëdigd vertaler. Veel overheidsinstanties en rechtbanken accepteren alleen een gewaarmerkte vertaling.

Hoeveel kost een gewaarmerkte vertaling?

Bij Ecrivus betaal je vanaf €59 per pagina voor een gewaarmerkte vertaling, inclusief stempel, handtekening en beëdigingsverklaring. De exacte prijs hangt af van het aantal pagina's en de taalcombinatie. Apostille of legalisatie is optioneel en kost extra.

Welke instantie controleert of een vertaler bevoegd is?

Het Bureau Wbtv, onderdeel van de Raad voor Rechtsbijstand, beheert het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv). Je kunt het register online raadplegen om te controleren of een vertaler daadwerkelijk beëdigd is.

Wordt een gewaarmerkte vertaling in het buitenland geaccepteerd?

In de meeste gevallen wel. Nederlandse beëdigde vertalingen worden breed geaccepteerd, vooral in combinatie met een apostille (voor landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag van 1961). Sommige landen stellen aanvullende eisen, zoals legalisatie via het consulaat. Controleer altijd bij de ontvangende instantie welke documenten zij vereisen.

Hoe lang duurt het om een gewaarmerkte vertaling te krijgen?

Ecrivus levert de meeste gewaarmerkte vertalingen binnen enkele werkdagen. De exacte doorlooptijd hangt af van het type document, het aantal pagina's en de taalcombinatie. Heb je het document met spoed nodig? Neem contact op om de mogelijkheden te bespreken.