Document vertalen naar Nederlands: wanneer moet het beëdigd?

€ 5,- korting?

Kortingscode: KORTING

beëdigde vertalingen

Bestel nu

Een buitenlands document vertalen naar het Nederlands, en dan?

Je hebt een document in het Arabisch, Pools, Spaans of een andere taal, en een Nederlandse instantie moet het kunnen lezen. Misschien is het een geboorteakte voor de gemeente, een diploma voor DUO, of een huwelijksakte voor de IND. Je eerste gedachte: even door Google Translate halen. Maar dan blijkt dat de instantie een beëdigde vertaling eist. En dat is iets heel anders dan een automatische vertaling.

In dit stuk lees je wanneer een document vertalen naar het Nederlands wél gewoon mag, wanneer het beëdigd moet, en wat dat precies inhoudt. Geen juridisch jargon, gewoon helder uitgelegd.

Wat is een beëdigde vertaling precies?

Een beëdigde vertaling is gemaakt door een vertaler die is beëdigd door een Nederlandse rechtbank. Die vertaler staat ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv), beheerd door Bureau Wbtv. Na het vertalen ondertekent de vertaler het document en voegt een beëdigingsverklaring toe met stempel en handtekening. Daarmee verklaart de vertaler dat de vertaling een getrouwe weergave is van het origineel.

Het verschil met een gewone vertaling? Een gewone vertaling heeft geen officiële status. Een beëdigde vertaling wel: overheden, rechtbanken en onderwijsinstellingen in Nederland accepteren deze als rechtsgeldig bewijs.

Wanneer moet een vertaling naar het Nederlands beëdigd zijn?

Niet elk document dat je naar het Nederlands laat vertalen hoeft beëdigd te zijn. Voor een recept uit een Italiaans kookboek of een handleiding van je Koreaanse wasmachine volstaat Google Translate prima. Maar zodra een overheidsinstantie, rechtbank, notaris of onderwijsinstelling het document nodig heeft, verandert het verhaal.

Een beëdigde vertaling naar het Nederlands is meestal verplicht bij:

• Buitenlandse geboorteaktes, huwelijksaktes of overlijdensaktes voor de burgerlijke stand
• Diploma's en cijferlijsten voor DUO, Nuffic of een Nederlandse universiteit
• Documenten voor de IND bij een verblijfsvergunning, gezinshereniging of naturalisatie
• Buitenlandse rechterlijke uitspraken voor een Nederlandse rechtbank
• Notariële aktes, zoals volmachten of testamenten, voor gebruik bij een Nederlandse notaris
• Een buitenlandse VOG of bewijs van goed gedrag voor een Nederlandse werkgever

De vuistregel: vraagt een officiële instantie om de vertaling? Dan is beëdigd vrijwel altijd vereist. Twijfel je? Vraag het na bij de ontvangende partij, want de eisen verschillen per instantie en per situatie.

Welke instanties eisen een beëdigde vertaling?

De IND is misschien de bekendste: bij vrijwel elke aanvraag voor een verblijfsvergunning, visum of naturalisatie moeten buitenlandse documenten beëdigd vertaald worden naar het Nederlands (of Engels). De IND verwijst op haar website expliciet naar Bureau Wbtv voor het vinden van een beëdigd vertaler.

Maar de IND is niet de enige. Ook deze instanties vragen regelmatig om beëdigde vertalingen:

• Gemeenten bij inschrijving in de Basisregistratie Personen (BRP) op basis van buitenlandse aktes
• DUO en Nuffic bij diplomawaardering en studiefinanciering
• Rechtbanken bij het overleggen van buitenlandse bewijsstukken in een procedure
• Notarissen bij het verlijden van aktes op basis van buitenlandse documenten
• Het UWV bij aanvragen met buitenlandse arbeidscontracten of loonstroken

Elk van deze instanties wil zekerheid dat de vertaling klopt. Een beëdigd vertaler biedt die garantie, omdat de vertaler persoonlijk aansprakelijk is voor de juistheid.

Document vertalen naar het Nederlands: wat kost het?

Bij Ecrivus Multimedia betaal je voor een beëdigde vertaling naar het Nederlands vanaf €59 per pagina, inclusief stempel, handtekening en beëdigingsverklaring van de beëdigd vertaler. Langere documenten met meer pagina's kosten uiteraard meer. Heb je daarnaast een apostille of legalisatie nodig, dan komt daar een meerprijs bij.

Wil je precies weten wat jouw document kost? Vraag een prijs op maat aan of selecteer je documenttype in de webshop.

Hoe werkt het aanleveren van je document?

Je hoeft niet met je originele document naar een vertaalbureau te rijden. Bij Ecrivus werkt het zo:

• Je bestelt de beëdigde vertaling online via de webshop
• Je uploadt een scan of foto van je document (leesbaar, volledig, liefst in kleur)
• De beëdigd vertaler vertaalt het document en voegt de beëdigingsverklaring toe
• Je ontvangt de vertaling per e-mail als PDF en op verzoek per post

Voor de meeste instanties volstaat een digitale kopie van de beëdigde vertaling. Vraagt de instantie om een fysiek exemplaar met originele handtekening? Dan stuurt Ecrivus het document per post.

Veelgemaakte fouten bij het vertalen van documenten

Een paar valkuilen die we regelmatig tegenkomen:

• Google Translate gebruiken voor officiële documenten. Geen enkele instantie accepteert een machinevertaling als officieel bewijs. Ook niet als je het netjes opmaakt.
• Een vertaling laten maken door een niet-beëdigd vertaler. De vertaling kan inhoudelijk correct zijn, maar zonder beëdiging heeft het document geen juridische status. De instantie wijst het af.
• Vergeten om de instantie te vragen welke taal ze accepteren. Sommige instanties accepteren naast Nederlands ook Engels. Dat kan schelen als je origineel al in het Engels is.
• Een onleesbare scan aanleveren. Als de vertaler het origineel niet kan lezen, kan de vertaling niet gemaakt worden. Zorg voor een scherpe, volledige scan.

Heeft je vertaling ook een apostille nodig?

Soms is een beëdigde vertaling alleen niet genoeg. Als je een Nederlands document naar het buitenland stuurt, kan de ontvangende instantie een apostille eisen. Een apostille is een stempel van de rechtbank die de echtheid van het document bevestigt, op grond van het Apostilleverdrag van Den Haag uit 1961.

Andersom geldt het ook: een buitenlands document dat je in Nederland wilt gebruiken, moet soms eerst gelegaliseerd of geapostilleerd zijn in het land van herkomst. De IND en gemeenten vermelden dit vaak in hun eisenlijst.

Ecrivus regelt desgewenst zowel de beëdigde vertaling als de apostille in één bestelling.

Veelgestelde vragen over document vertalen naar Nederlands

Hoe kan ik een document vertalen naar het Nederlands?

Voor persoonlijk gebruik kun je gratis tools zoals Google Translate of DeepL gebruiken. Heb je de vertaling nodig voor een overheidsinstantie, rechtbank, notaris of onderwijsinstelling? Dan moet de vertaling gemaakt worden door een beëdigd vertaler die is ingeschreven bij Bureau Wbtv. Bij Ecrivus bestel je de beëdigde vertaling online en upload je een scan van je document.

Wanneer is een beëdigde vertaling naar het Nederlands verplicht?

Een beëdigde vertaling is verplicht wanneer een officiële instantie erom vraagt. Denk aan de IND bij verblijfsaanvragen, gemeenten bij inschrijving op basis van buitenlandse aktes, DUO bij diplomawaardering, en rechtbanken bij het overleggen van buitenlandse stukken. Bij twijfel: neem contact op met de instantie die het document nodig heeft.

Wat kost het om een document beëdigd te laten vertalen naar het Nederlands?

Bij Ecrivus betaal je vanaf €59 per pagina voor een beëdigde vertaling, inclusief stempel, handtekening en beëdigingsverklaring. Documenten met meer pagina's kosten meer. Apostille of legalisatie is optioneel en brengt een meerprijs met zich mee. Wil je een exacte prijs? Vraag een offerte aan of selecteer je documenttype in de webshop.

Hoe vertaal ik een PDF naar het Nederlands?

Een PDF kun je voor eigen gebruik vertalen via DeepL, Google Translate of Canva. Maar gaat het om een officieel document dat je bij een instantie moet inleveren, dan accepteert geen enkele overheid een machinevertaling. Stuur een leesbare scan of foto van het document naar een beëdigd vertaler voor een juridisch geldige vertaling.

Kan ik een buitenlands document zelf vertalen voor de IND?

Nee. De IND eist dat buitenlandse documenten worden vertaald door een beëdigd vertaler die is ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv). Een eigen vertaling, hoe goed ook, wordt niet geaccepteerd. Dat geldt ook voor vertalingen door niet-beëdigde vertaalbureaus.

Wordt een beëdigde vertaling naar het Nederlands in het buitenland geaccepteerd?

Dat hangt af van het land en de instantie. Een beëdigde vertaling naar het Nederlands wordt in Nederland altijd geaccepteerd. In het buitenland vragen instanties meestal om een vertaling in hun eigen taal of in het Engels. Check vooraf bij de buitenlandse instantie welke taal ze accepteren.