Beëdigde gelegaliseerde vertaling: wat is het precies?

€ 5,- korting?

Kortingscode: KORTING

beëdigde vertalingen

Bestel nu

Wat is een beëdigde gelegaliseerde vertaling?

Je hebt een document nodig voor een buitenlandse overheid of instantie. De vertaling moet beëdigd zijn, maar dan vraagt de ontvangende partij ook nog om legalisatie. Twee termen, twee stappen, en het verschil is niet meteen duidelijk. In dit stuk leggen we uit wat een beëdigde gelegaliseerde vertaling precies inhoudt, wanneer je er een nodig hebt, en hoe het proces werkt.

Een beëdigde gelegaliseerde vertaling bestaat uit twee lagen. Eerst vertaalt een beëdigd vertaler je document. Deze vertaler staat ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv), beheerd door de Raad voor Rechtsbijstand op grond van de Wet beëdigde tolken en vertalers (Wbtv). De vertaler voegt een beëdigingsverklaring toe met stempel en handtekening. Daarna wordt deze vertaling gelegaliseerd: de rechtbank plaatst een apostille op het document, waarmee bevestigd wordt dat de handtekening van de vertaler echt is en dat de vertaler bevoegd was.

Beëdiging en legalisatie: twee losse stappen

Het onderscheid is relevant. Een beëdigde vertaling op zichzelf is al een officieel document. De vertaler verklaart dat de vertaling een correcte weergave is van het origineel. Voor veel Nederlandse instanties volstaat dat.

Legalisatie gaat een stap verder. De rechtbank controleert of de vertaler daadwerkelijk in het Rbtv staat geregistreerd en plaatst vervolgens een apostille, het stempel uit het Apostilleverdrag van Den Haag (1961). Meer dan 140 landen die bij dit verdrag zijn aangesloten, accepteren het document daarna zonder aanvullende legalisatie. Is het bestemmingsland niet aangesloten bij het Apostilleverdrag? Dan is een langere legalisatieketen nodig, via het ministerie van Buitenlandse Zaken en eventueel de ambassade van het bestemmingsland.

Wanneer heb je een gelegaliseerde vertaling nodig?

Niet elke beëdigde vertaling hoeft gelegaliseerd te worden. De eis komt vrijwel altijd van een buitenlandse instantie. Situaties waarin legalisatie gevraagd wordt:

• Emigratie of een verblijfsvergunning aanvragen in het buitenland (de IND van het bestemmingsland vraagt om gelegaliseerde documenten)
• Huwen in het buitenland, waarbij de burgerlijke stand van het andere land gelegaliseerde geboorte- en ongehuwdverklaringen eist
• Werken bij een buitenlandse werkgever die een gelegaliseerde vertaling van je diploma of VOG verlangt
• Internationale adoptieprocedures, waarbij rechtbankdocumenten en akten gelegaliseerd moeten worden
• Het oprichten van een bedrijf in het buitenland, waar een gelegaliseerd KvK-uittreksel of oprichtingsakte nodig is

In al deze gevallen is het de buitenlandse partij die bepaalt of legalisatie vereist is. Twijfel je? Vraag het altijd na bij de ontvangende instantie voordat je begint.

Hoe werkt het proces bij Ecrivus?

Bij Ecrivus Multimedia combineren we beëdiging en legalisatie in één traject. Je hoeft zelf niet naar de rechtbank. Het werkt zo:

• Je stuurt je originele document naar ons op (digitaal voor de vertaling, het origineel per post als legalisatie nodig is)
• Een beëdigd vertaler die in het Rbtv staat ingeschreven maakt de vertaling en voegt de beëdigingsverklaring toe
• Wij vragen de apostille aan bij de rechtbank
• Je ontvangt het volledige pakket retour met verzekerde verzending en Track & Trace

De beëdigde vertaling is beschikbaar vanaf €59 per pagina, inclusief de beëdigingsverklaring met stempel en handtekening van de beëdigd vertaler. De apostille en legalisatie zijn optioneel en worden apart berekend. Heb je een combinatie nodig van vertaling, apostille en eventueel verdere legalisatie? Vraag dan een prijs op maat aan, zodat je precies weet waar je aan toe bent.

Verschil met een gecertificeerde vertaling

De termen worden regelmatig door elkaar gebruikt, maar ze zijn niet identiek. In Nederland is een beëdigde vertaling gemaakt door een vertaler die beëdigd is door de rechtbank en ingeschreven staat in het Rbtv. Een gecertificeerde vertaling is een bredere internationale term: in sommige landen volstaat een verklaring van het vertaalbureau, zonder dat de vertaler door een rechtbank beëdigd hoeft te zijn.

Voor buitenlandse instanties die specifiek om een “legalised sworn translation” of “traduction assermentée légalisée” vragen, heb je een beëdigde gelegaliseerde vertaling nodig. Niet een gecertificeerde vertaling zonder legalisatie.

Welke documenten worden het vaakst gelegaliseerd?

In de praktijk zien we dat bepaalde documenten steeds terugkomen bij legalisatieverzoeken:

• Geboorteakten en huwelijksakten (voor trouwen of gezinshereniging in het buitenland)
• Diploma's en cijferlijsten (voor studie of werk over de grens)
• Verklaringen Omtrent het Gedrag (voor werkvergunningen en visa)
• Uittreksels uit het handelsregister van de KvK (voor het oprichten van een buitenlandse onderneming)
• Notariële akten zoals volmachten en testamenten

Elk van deze documenten volgt hetzelfde traject: beëdigde vertaling, gevolgd door een apostille van de rechtbank. Bij landen buiten het Apostilleverdrag komt daar de legalisatie via het ministerie van Buitenlandse Zaken bij.

Veelgemaakte fouten bij legalisatie

Een paar valkuilen die we in de praktijk tegenkomen:

• Eerst vertalen, dan pas het origineel laten legaliseren. Sommige instanties willen dat het originele document zelf ook een apostille heeft, los van de vertaling. Controleer vooraf welke documenten een eigen apostille nodig hebben.
• Een digitale kopie opsturen terwijl een origineel vereist is. De rechtbank plaatst de apostille op papier, niet op een pdf. Voor legalisatie is het fysieke document nodig.
• Aannemen dat een notaris de apostille kan zetten. Dat kan niet. Alleen de rechtbank plaatst apostilles in Nederland. Een notaris kan wel een handtekening waarmerken, maar dat is iets anders.

Veelgestelde vragen over de beëdigde gelegaliseerde vertaling

Wat is een gelegaliseerde vertaling?

Een gelegaliseerde vertaling is een beëdigde vertaling waarop de rechtbank een apostille heeft geplaatst. De apostille bevestigt dat de vertaler bevoegd was en dat de handtekening op de beëdigingsverklaring authentiek is. Landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag van Den Haag (1961) accepteren het document daarna zonder verdere legalisatie.

Hoe kan ik een beëdigde vertaling laten legaliseren?

Je kunt de vertaling zelf bij de rechtbank aanbieden voor een apostille, of je laat een vertaalbureau zoals Ecrivus het hele traject afhandelen. Wij regelen de apostille bij de rechtbank en sturen het document met Track & Trace naar je terug.

Wat is het verschil tussen een beëdigde vertaling en een apostille?

Een beëdigde vertaling is het vertaalde document zelf, gemaakt door een beëdigd vertaler met beëdigingsverklaring. Een apostille is het stempel dat de rechtbank op die vertaling plaatst om de echtheid van de handtekening te bevestigen. Je hebt vaak beide nodig voor gebruik in het buitenland, maar het zijn twee aparte stappen.

Wat kost een beëdigde gelegaliseerde vertaling?

De beëdigde vertaling is beschikbaar vanaf €59 per pagina, inclusief stempel, handtekening en beëdigingsverklaring van de beëdigd vertaler. De apostille wordt apart berekend. Voor een combinatie van vertaling en legalisatie kun je een prijs op maat aanvragen bij Ecrivus.

Hoelang duurt het om een vertaling te laten legaliseren?

De beëdigde vertaling zelf is doorgaans binnen enkele werkdagen klaar. De apostille bij de rechtbank kost extra tijd, afhankelijk van de drukte bij de rechtbank. Heb je haast? Neem dan contact op om de mogelijkheden voor spoed te bespreken.

Wordt mijn gelegaliseerde vertaling in elk land geaccepteerd?

In alle landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag (meer dan 140 landen) wordt een apostille geaccepteerd. Voor landen buiten het verdrag is een langere legalisatieketen nodig via het ministerie van Buitenlandse Zaken en de ambassade van het bestemmingsland. Controleer vooraf bij de ontvangende instantie welke vorm van legalisatie zij eisen.