When do you need a sworn translation? Overview per document

€5 discount?

Discount code: KORTING

sworn translations

Order now

Een beëdigde vertaling: wanneer is het verplicht?

Je hebt net te horen gekregen dat je document “beëdigd vertaald” moet worden. Maar wat betekent dat eigenlijk, en wanneer is een sworn translation nodig? Het korte antwoord: zodra een government, rechtbank of officiële instantie een vertaling moet accepteren als rechtsgeldig. Het langere antwoord hangt af van het document, het land en de instantie die erom vraagt.

A sworn translation wordt gemaakt door een vertaler die is ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv), beheerd door de Raad voor Rechtsbijstand. Die vertaler is beëdigd door de rechtbank en mag een stempel en handtekening op de vertaling zetten. Daarmee krijgt het document officiële status.

Welke documenten moet je beëdigd laten vertalen?

Niet elk document hoeft beëdigd vertaald te worden. Een e-mail naar een buitenlandse klant? Gewoon vertalen volstaat. Maar bij official documents liggen de eisen anders. Dit zijn de meest voorkomende situaties waarin een sworn translation verplicht is:

• Birth certificate, marriage certificate or death certificate — voor inschrijving bij een buitenlandse municipality, huwelijksprocedure of erfeniskwestie.
• Diploma's and transcripts — bij toelating tot een buitenlandse universiteit of erkenning van je opleiding door Nuffic of een buitenlands evaluatiebureau.
• Drivers license — sommige landen accepteren geen internationaal driving licence en vragen een sworn translation.
• Certificate of Conduct (VOG) — bij werk, visa of emigratie naar het buitenland.
• Medical reports — voor behandeling in het buitenland of een verzekeringsclaim.
• Legal documents — contracts, judgments, powers of attorney and notarial acts voor gebruik bij een buitenlandse rechtbank of notary.
• Chamber of Commerce extract of jaarrekening — bij het opzetten van een bedrijf of filiaal in het buitenland.

Twijfel je of jouw document beëdigd vertaald moet worden? Vraag het aan de instantie die de vertaling opvraagt. Zij bepalen de eisen.

Waarom accepteren instanties alleen een beëdigde vertaling?

Een gewone vertaling biedt geen garantie over de juistheid. Een sworn translation wel: de vertaler verklaart onder ede dat de vertaling een getrouwe weergave is van het origineel. De rechtbank heeft die vertaler gecontroleerd op vakbekwaamheid en betrouwbaarheid voordat de beëdiging werd verleend.

Instanties zoals de IND, gemeenten, rechtbanken en buitenlandse governments vertrouwen op die juridische waarborg. Zonder beëdiging loopt je aanvraag vertraging op, of wordt het document geweigerd.

Beëdigde vertaling versus gecertificeerde vertaling

Deze termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar er zit een verschil in. In Nederland is een sworn translation gemaakt door een vertaler die door de rechtbank is beëdigd en in het Rbtv staat. Een gecertificeerde vertaling is een breder begrip dat in sommige landen (zoals het Verenigd Koninkrijk) verwijst naar een vertaling met een statement van juistheid, zonder dat de vertaler per se beëdigd is.

Voor Nederlandse instanties geldt: vraagt men om een “officiële vertaling” of “sworn translation”, dan moet de vertaler in het Rbtv staan. Een gecertificeerde vertaling zonder beëdiging is in Nederland niet rechtsgeldig voor overheidsdoeleinden.

Heb je naast een beëdigde vertaling ook een apostille nodig?

Dat hangt af van het land waar je het document gaat gebruiken. Landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag van Den Haag (1961), meer dan 120 landen, accepteren een apostille als bewijs dat het document echt is. De apostille wordt geplaatst door de rechtbank, niet door de vertaler.

In de praktijk heb je vaak beide nodig: eerst de sworn translation, daarna een apostille op het origineel (en soms ook op de vertaling zelf). Bij Ecrivus kun je de vertaling en apostille in één keer bestellen, zodat je niet zelf langs de rechtbank hoeft.

Hoe herken je een beëdigde vertaler?

Een beëdigde vertaler staat ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv). Je kunt dit controleren op de website van Bureau Wbtv, onderdeel van de Raad voor Rechtsbijstand. Zoek op naam of taalcombinatie en je ziet direct of de vertaler geregistreerd is.

Op de vertaling zelf herken je de beëdiging aan de statement van de vertaler, de handtekening en de stempel. Zonder die elementen is de vertaling niet beëdigd, ook al beweert een vertaalbureau van wel.

How much does a certified translation cost?

De prijs verschilt per vertaalbureau, per document en per talencombinatie. Bij Ecrivus betaal je vanaf €59 per pagina, inclusief de stempel, handtekening en beëdigingsverklaring van de sworn translator. Voor een langer of complexer document hangt de prijs af van het aantal pagina's, dus vraag een prijs op maat aan.

Ter vergelijking: bij veel vertaalbureaus betaal je per woord (€0,15 tot €0,30) plus een toeslag voor de beëdiging. Bij Ecrivus betaal je vanaf €59 per pagina, inclusief de beëdiging. Zo weet je vooraf waar je aan toe bent.

Documenten vertalen en legaliseren: de juiste volgorde

Als je een document voor het buitenland nodig hebt, is de volgorde belangrijk:

1. Vraag het originele document op bij de afgiftende instantie (municipality, Justis, Chamber of Commerce, onderwijsinstelling).
2. Laat het document beëdigd vertalen in de gewenste taal.
3. Vraag indien nodig een apostille aan bij de rechtbank.
4. Stuur het pakket (origineel + vertaling + apostille) naar de buitenlandse instantie.

Sommige landen die niet bij het Apostilleverdrag zijn aangesloten vragen om legalisation in plaats van een apostille. Dat loopt via het ministerie van Buitenlandse Zaken en de ambassade van het bestemmingsland. Ecrivus helpt je met beide routes.

Frequently asked questions about certified translations

When do you need a certified translation?

A sworn translation is nodig wanneer een government, court, notary of officiële instantie een vertaling moet accepteren als rechtsgeldig. Denk aan birth certificates for a wedding in het buitenland, diploma's voor een buitenlandse universiteit, of een VOG voor een werkvergunning. De ontvangende instantie bepaalt of een sworn translation is required.

What are the rules for a sworn translation?

A sworn translation moet worden gemaakt door een vertaler die is beëdigd door de rechtbank en ingeschreven staat in het Rbtv (Register beëdigde tolken en vertalers). De vertaler voegt een statement, handtekening en stempel toe aan de vertaling. Volgens de richtlijn van Bureau Wbtv verklaart de vertaler dat de vertaling een getrouwe en juiste weergave is van het origineel.

How much does a sworn translator cost?

Bij Ecrivus betaal je vanaf €59 per pagina, inclusief de stempel, handtekening en beëdigingsverklaring van de sworn translator. Andere vertaalbureaus rekenen vaak per woord (€0,15 tot €0,30) plus een beëdigingstoeslag. De totaalprijs hangt af van de lengte en complexiteit van het document.

How do you know whether a translator is sworn?

Controleer dit in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv) op de website van Bureau Wbtv, onderdeel van de Raad voor Rechtsbijstand. Zoek op naam of taalcombinatie. Staat de vertaler niet in het register, dan is de vertaling niet beëdigd en wordt deze mogelijk niet geaccepteerd door officiële instanties.

Is a certified translation the same as an apostille?

No. A sworn translation is een vertaling met juridische status, gemaakt door een sworn translator. An apostille is een stempel van de rechtbank die bevestigt dat een document authentiek is. Je hebt soms beide nodig: de sworn translation voor de taal, de apostille voor de echtheid van het origineel.

Welke talen biedt Ecrivus aan voor beëdigde vertalingen?

Ecrivus verzorgt sworn translations in meer dan 40 talen, waaronder Engels, Duits, Frans, Spaans, Arabisch, Turks, Pools en Oekraïens. Bekijk het volledige overzicht van talen en documenten.